Veel organisaties onderschatten licenties zelden; ze bouwen ze juist op vanuit voorzichtigheid. Nieuwe medewerkers krijgen standaard dezelfde rechten als hun voorganger, tijdelijke projectuitbreidingen blijven vaak bestaan en uitzonderingen worden de norm. Na verloop van tijd ontstaat zo een omgeving die ontworpen is voor maximale zekerheid in plaats van functionele noodzaak. Fabrikanten dragen hieraan bij door software tegenwoordig in uitgebreide suites en via abonnementen aan te bieden.

Rollen bepalen in plaats van functies

Een functieomschrijving zegt weinig over softwaregebruik. Twee medewerkers met dezelfde titel kunnen totaal verschillende applicaties nodig hebben. Traditionele afdelingsindelingen werken daarom slecht voor licentiebeheer. Door te kijken naar werkelijke gedrag — hoe iemand werkt, niet wat zijn rol heet — ontstaat een realistischer beeld. Vaak blijkt dat een kleine groep intensief gebruikmaakt van uitgebreide functionaliteit, terwijl de meerderheid met basisfunctionaliteit kan werken zonder productiviteitsverlies.

Gebruik analyseren en noodzaak vaststellen

Het doel is niet simpelweg besparen, maar begrijpen. De centrale vraag wordt: “Wat stopt het werk als een licentie ontbreekt?” Dat onderscheid bepaalt de ondergrens van de licentiebehoefte. Hier ligt de structurele besparing: niet in kortingen, maar in juiste toewijzing.

Het echte minimum

De minimale licentiebehoefte is geen momentopname, maar een model. Het houdt rekening met groei, verloop en veranderingen zonder automatisch extra licenties toe te voegen. Organisaties die dit goed doen besparen niet één keer, maar ieder jaar opnieuw.

Wilt u weten hoeveel licenties u écht nodig heeft in plaats van historisch gegroeide aantallen?
Neem contact met ons op om te ontdekken hoe we dit gezamenlijk kunnen achterhalen.