Veel organisaties schaffen netjes hun Microsoft-licenties aan, maar gebruiken uiteindelijk niet wat ze betalen. Dat leidt tot een sluipend, vaak onopgemerkt budgetverlies. Het probleem ontstaat zelden door fouten, maar eerder door een gebrek aan inzicht en actief beheer van het licentiegebruik.
Neem bijvoorbeeld Power Apps: een licentie kan zijn geactiveerd, maar dat betekent niet dat de gebruiker deze ook daadwerkelijk inzet of waarde uit de applicatie haalt. In veel gevallen blijven licenties ‘slapend’, zonder dat ze worden gedeactiveerd of opnieuw worden toegewezen. Deze verborgen kosten stapelen zich ongemerkt op.
Ook bij uitgebreide abonnementen zoals Microsoft 365 E5 zien we dit veel. Organisaties betalen voor een premiumpakket met geavanceerde beveiligings-, compliance- en analytics-functies. In de praktijk worden echter vaak alleen basisfunctionaliteiten zoals Outlook en Teams gebruikt. Zo betaalt u voor functionaliteit die onbenut blijft.
Daarnaast blijven licenties van vertrokken medewerkers regelmatig actief. Ondanks bestaande offboardingprocedures worden deze accounts niet altijd tijdig ingetrokken. Hetzelfde geldt voor verlopen trial-licenties, die ongemerkt overgaan in betaalde abonnementen — zonder bewuste actie van IT of inkoop.
De oplossing: inzicht en automatisering
De eerste stap is het actief analyseren van gebruiksdata. Microsoft biedt met het 365 Admin Center en Azure AD Usage Reports krachtige tools om inzicht te krijgen in wie welke applicaties daadwerkelijk gebruikt. Regelmatige rapportages maken het mogelijk om afwijkingen snel te signaleren en verspilling tegen te gaan.
Een tweede belangrijke maatregel is het strakker koppelen van licentiebeheer aan HR-processen. Door onboarding- en offboardingprocessen te automatiseren, voorkomt u dat licenties onnodig blijven doorlopen of verkeerd worden toegewezen.
Daarnaast levert een eenvoudige nulmeting van uw huidige licentiegebruik vaak direct besparingen op. Door het toegewezen licentietype te vergelijken met werkelijk gebruik, ontdekt u waar optimalisatie mogelijk is: denk aan downgraden, herverdeling of zelfs het volledig stopzetten van overbodige abonnementen.
Tot slot kunnen Software Asset Management (SAM)-tools waardevolle ondersteuning bieden. Ze helpen bij het monitoren van gebruik, licentiecompliance en contractvoorwaarden. Daarmee bent u beter voorbereid op gesprekken met leveranciers en voorkomt u onaangename verrassingen tijdens audits.
Verborgen licentiekosten kunnen ongemerkt grote impact hebben op uw Microsoft budget. Door beter inzicht, procesoptimalisatie en het slim inzetten van tooling zorgt u ervoor dat elke euro die u uitgeeft ook daadwerkelijk waarde oplevert — in productiviteit, veiligheid en compliance.
Ontdek waar u kunt besparen op Microsoft licenties. Vraag een adviesgesprek aan en haal meer uit uw licentiebudget.