Onderhandelen met grote softwareleveranciers zoals Microsoft is een complexe en vaak uitdagende taak. Deze partijen hanteren strategieën die het voor organisaties moeilijk maken om overzicht en controle te houden. Het is daarom cruciaal om vooraf goed voorbereid te zijn en strategisch te werk te gaan. In deze blog neem ik je mee langs de belangrijkste aandachtspunten die jouw organisatie helpen om niet alleen het gesprek aan te gaan, maar ook daadwerkelijk de regie te houden.

Inzicht in het huidige gebruik en licentierechten: de basis van elke onderhandeling

Een veelvoorkomende valkuil is starten zonder volledig beeld van wat je nu eigenlijk afneemt en gebruikt. Welke licenties zijn actief? Wie gebruikt welke diensten en in welke mate? Wat zijn de precieze rechten en beperkingen in het huidige contract? Zonder deze cruciale inzichten loop je het risico dat je onnodig betaalt of te weinig ruimte hebt om te bewegen in de onderhandeling. Dit is de fundering waarop je toekomstige plannen en scenario’s bouwt.

Een heldere roadmap voorkomt verrassingen

Een goede onderhandeling begint met een duidelijk beeld van waar je als organisatie naartoe wilt. Wil je meer inzetten op cloudtechnologie? Ben je geïnteresseerd in innovaties zoals Microsoft Co-Pilot? Of wil je juist meer grip houden op traditionele on-premise omgevingen? Door vooraf een heldere roadmap te hebben, voorkom je dat je meegesleurd wordt in aanbiedingen die niet aansluiten bij je lange termijn strategie. Een onderhandeling zonder visie is als varen zonder kompas.

De rol van de onafhankelijke specialist: uw belangen voorop

Waar softwareleveranciers primair het belang van hun eigen producten en diensten dienen, heeft een onafhankelijke specialist uitsluitend oog voor uw belang. Deze specialist wil dat u alleen afneemt wat u daadwerkelijk nodig heeft en gebruikt, en dat u dit doet tegen de best mogelijke prijs en voorwaarden. Zo voorkomt u onnodige kosten en beperkingen, en zorgt u ervoor dat uw investering optimaal rendeert.

De FUD-strategie: hoe leveranciers inspelen op Fear, Uncertainty and Doubt

Een belangrijk fenomeen dat je moet kennen is de FUD-strategie (Fear, Uncertainty, and Doubt). Dit is een onderhandelingsmethode waarbij leveranciers bewust informatie achterhouden of onvolledig communiceren om onzekerheid en twijfel bij de klant te creëren. Zo zorgen zij ervoor dat je sneller geneigd bent hun voorwaarden te accepteren, uit angst om kansen te missen of fouten te maken. Het doorzien van deze strategie is essentieel om niet in de valkuilen te lopen die grote softwareleveranciers zetten.

Een doordachte onderhandelingsstrategie is onmisbaar

Een succesvolle onderhandeling is geen spontane gebeurtenis. Het vraagt om een gedegen voorbereiding: duidelijkheid over de doelen die je wilt bereiken, afspraken over wie welke rol speelt aan tafel, en welke argumenten en ‘worsten’ je Microsoft kunt voorhouden om betere voorwaarden te krijgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de adoptie van nieuwe innovaties als Co-Pilot of uitbreiding in Azure-diensten als hefboom voor korting. Ook is het goed om je vorige contract en behaalde kortingen kritisch te analyseren om je uitgangspositie te bepalen.

Bescherm je informatiepositie: minder is meer

Grote leveranciers en hun partners proberen continu strategische informatie uit jouw organisatie te halen, bijvoorbeeld over interne innovaties, projecten en plannen. Deze data wordt vervolgens gebruikt om jou in een lastige onderhandelingspositie te brengen. Het is daarom raadzaam om een single point of contact te benoemen die zorgvuldig communiceert en de informatievoorziening strak regelt. Train daarnaast je team om niet zomaar alles te delen. Een goede informatiehuishouding voorkomt dat je onbedoeld zwaktes blootgeeft.

Valutaopties kunnen financieel voordeel bieden

Wist je dat het afsluiten van een contract in een andere valuta dan de euro, zoals GBP of USD, soms aanzienlijke financiële voordelen kan opleveren? Door valutafluctuaties en prijsmodellen kan dit interessant zijn, mits je de risico’s en voorwaarden goed begrijpt. Bespreek deze mogelijkheid altijd met een onafhankelijke specialist die je kan helpen de impact in te schatten.

Laat je niet adviseren door de verkopende partij

Tot slot, en misschien wel het allerbelangrijkste: laat je nooit adviseren door de softwareleverancier zelf of hun partners. Hun belang ligt primair bij het verkopen van hun producten, niet bij jouw organisatie. Een onafhankelijke specialist kan je helpen het hele traject in jouw voordeel te laten verlopen, met objectieve inzichten en een sterke onderhandelingspositie.

De sleutel tot succesvolle onderhandelingen

Succesvol onderhandelen met een monopolist zoals Microsoft vraagt om inzicht, voorbereiding en een strategische aanpak. Door je bewust te zijn van de gebruikte onderhandelingsstrategieën zoals FUD, scherp te zijn op je licentiegebruik en samen te werken met een onafhankelijke specialist die jouw belangen voorop stelt, vergroot je jouw onderhandelingskracht aanzienlijk. Zo haal je niet alleen de beste voorwaarden binnen, maar behoud je ook grip op je IT-kosten en toekomstplannen.

Wil je weten hoe BeSharp Experts je kan helpen om deze sleutel in handen te krijgen? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.