Software-audits zijn een realiteit waar bijna elke organisatie vroeg of laat mee te maken krijgt. Verschillende softwareleveranciers voeren regelmatig controles uit om te toetsen of bedrijven voldoen aan hun licentievoorwaarden — de ene leverancier doet dit frequenter dan de andere. Wat op het eerste gezicht misschien een administratieve controle lijkt, kan onverwacht grote financiële en juridische gevolgen hebben — vooral als blijkt dat uw organisatie non-compliant is.
Wat houdt non-compliance precies in?
En belangrijker nog: hoe voorkomt u dat uw organisatie wordt geconfronteerd met onverwachte kosten, juridische procedures of reputatieschade?
Wat is non-compliance?
Non-compliance betekent dat uw organisatie op één of meerdere punten niet voldoet aan de overeengekomen softwarelicentievoorwaarden. Dat kan verschillende oorzaken hebben:
- U gebruikt ongemerkt meer licenties dan u heeft afgenomen.
- U heeft licentievoorwaarden verkeerd geïnterpreteerd of toegepast.
- Software is geïnstalleerd zonder de juiste registratie of controle.
Wat zijn de gevolgen?
1. Boetes en naheffingen
Een audit kan leiden tot forse financiële claims als blijkt dat u onvoldoende licenties heeft. Deze naheffingen kunnen oplopen tot tienduizenden of zelfs honderdduizenden euro’s, afhankelijk van de omvang van uw organisatie en het gebruiksverschil.
2. Reputatieschade
Non-compliance heeft niet alleen financiële impact. Ook het vertrouwen van klanten, leveranciers en andere stakeholders kan ernstig beschadigd raken.
3. Juridische risico’s
In ernstige gevallen kunnen leveranciers juridische stappen ondernemen. Dit kost niet alleen geld, maar vergt ook veel tijd en capaciteit van uw organisatie.
Hoe voorkomt u deze risico’s?
✅ 1. Regelmatige inventarisatie en analyse
Zorg dat u continu inzicht heeft in welke software wordt gebruikt, door wie en of de licenties correct zijn toegewezen. Met behulp van rapportages (zoals MSOL) behoudt u grip op uw licentiepositie.
✅ 2. Interne bewustwording
Veel fouten ontstaan door onwetendheid. Informeer en train medewerkers over licentieregels en stel duidelijke richtlijnen op voor softwaregebruik.
✅ 3. Interne compliance-checks uitvoeren
Wacht niet tot de leverancier aanklopt. Voer periodiek een interne audit uit om afwijkingen vroegtijdig op te sporen. Bij BeSharp bieden we bijvoorbeeld pre-audits aan waarmee u risico’s proactief in kaart brengt.
✅ 4. Optimaliseer uw licentiegebruik
Veel organisaties betalen voor ongebruikte licenties of hanteren inefficiënte licentiemodellen. Door te optimaliseren voorkomt u niet alleen complianceproblemen, maar realiseert u ook directe kostenbesparingen.
Neem regie met professioneel licentiemanagement
Professioneel licentiemanagement is dé sleutel om risico’s te beheersen en kosten te verlagen. Bij BeSharp Experts begeleiden wij organisaties van A tot Z: van inventarisatie en analyse van gebruik, tot pre-audits, contractevaluaties en strategische onderhandelingen met softwareleveranciers.
Wilt u zeker weten dat u compliant bent én niet teveel betaalt?
Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag om auditproof te worden en structurele besparingen te realiseren.