Shadow IT is het gebruik van software of cloudoplossingen buiten het zicht van uw IT-afdeling. En het gebeurt vaker dan u denkt. Een medewerker zet een trial van een AI-tool aan, of gebruikt privé-opslag voor werkdocumenten. Klein? Misschien. Maar het risico is groot.

Shadow IT ontstaat vaak uit goede bedoelingen. Gebruikers willen efficiënter werken en wachten niet op een formele goedkeuring. SaaS-oplossingen zijn snel beschikbaar en vragen nauwelijks technische kennis. Daardoor ontstaat een grijs gebied waar IT geen controle op heeft, wat leidt tot een gebrek aan overzicht over welke software daadwerkelijk in gebruik is.

Deze onzichtbare applicaties kunnen leiden tot meerdere problemen. Zo ontstaan vaak dubbele licenties, waardoor organisaties onnodig kosten maken omdat ze betalen voor software die ze al via andere kanalen hebben aangeschaft. Daarnaast is er een groot risico op onveilige dataverwerking. Gevoelige bedrijfsinformatie kan terechtkomen in niet-goedgekeurde tools, waardoor compliance met regels als GDPR in gevaar komt. Dit kan leiden tot boetes, reputatieschade en datalekken.

Audits kunnen daardoor onverwacht kostbaar worden. Wanneer leveranciers of toezichthouders softwaregebruik controleren, kan het blijken dat er onrechtmatige licentieclaims zijn of dat het gebruik van software niet volgens contractvoorwaarden verloopt. Dit soort bevindingen leidt niet alleen tot hoge naheffingen, maar ook tot operationele verstoringen omdat licenties moeten worden aangepast of processen herzien.

Grip krijgen op Shadow IT begint met het creëren van zichtbaarheid. Monitoring van netwerkverkeer en het inzetten van Cloud Access Security Broker (CASB)-tools helpen om softwaregebruik buiten de officiële kanalen te detecteren. Deze tools kunnen patronen herkennen, ongeautoriseerde cloudtoepassingen blokkeren en gebruikersactiviteiten loggen.

Maar techniek alleen is niet genoeg. Communicatie speelt een cruciale rol. Organisaties doen er goed aan helder te communiceren welke tools wel zijn toegestaan en waarom bepaalde oplossingen niet zijn toegestaan. Het bieden van een laagdrempelige manier voor medewerkers om nieuwe software aan te dragen voor evaluatie voorkomt dat mensen zonder toestemming aan de slag gaan. Een open cultuur waarin medewerkers zich gehoord voelen, leidt tot minder ongecontroleerd gebruik.

Verbieden van Shadow IT werkt vaak averechts; het kan gebruikers frustreren en ze aanzetten tot het zoeken van achterpoortjes. Begeleiden, uitleggen en samenwerken met eindgebruikers leidt tot meer bewustzijn en eigenaarschap, en uiteindelijk tot betere controle en kostenbesparing.

Tot slot is het belangrijk om Shadow IT ook vanuit licentieperspectief te benaderen. Het opstellen van een duidelijk softwarebeleid en het integreren van Shadow IT-monitoring met uw Software Asset Management (SAM)-processen zorgt ervoor dat u niet alleen risico’s vermindert, maar ook licentiekosten optimaliseert.

Wilt u grip krijgen op Shadow IT en licentiekosten optimaliseren? Plan een vrijblijvend consult met onze specialisten.