Hoe een zorgorganisatie haar Microsoft-licenties toekomstbestendig én kostenefficiënt inrichtte met BeSharp Experts

Achtergrond

Patyna werkt al enige tijd samen met BeSharp Experts aan het optimaliseren van haar licentiebeheer. In het kader van de Microsoft non-profitcontractverlenging is, in nauwe samenwerking met de ICT-organisatie, een traject gestart om de komende contractperiode strategisch en kostenbewust in te richten.

Het resultaat: een licentiestrategie die perfect aansluit bij de werkpraktijk van Patyna én tot significante besparingen leidt ten opzichte van Microsofts standaardaanpak — zónder in te leveren op functionaliteit.

Over Patyna

Patyna levert ouderenzorg in Friesland via meerdere locaties en zorgvormen. Veel medewerkers werken niet permanent achter een computer, wat vraagt om een flexibele en doelgerichte licentie-inzet. Patyna kiest bewust voor slimme IT-oplossingen die passen bij haar zorgvisie.

Doel van de opdracht

Het betalen voor alleen daadwerkelijk gebruikte licenties
Het vermijden van overcapaciteit of overlicentiëring
Het benutten van non-profitvoorwaarden
Het creëren van een schaalbaar, beheersbaar model voor de toekomst

Aanpak in drie stappen

De samenwerking tussen Patyna en BeSharp Experts verliep gestructureerd en pragmatisch, met een sterke focus op haalbaarheid en aansluiting bij de dagelijkse praktijk:

Inzicht en behoeftebepaling: Samen met de ICT-organisatie van Patyna bracht BeSharp Experts via roadmap-workshops, interviews en data-analyse de actuele licentiebehoefte in kaart. Daarbij is specifiek gekeken naar het daadwerkelijke gebruik per gebruikersgroep.
Scenario-ontwikkeling en vergelijking: Er zijn meerdere scenario’s opgesteld, ieder met een andere mix van licentietypen. Elk scenario werd doorgerekend op kosten, schaalbaarheid en impact op de werkvloer. Hierbij is ook rekening gehouden met Microsoft-richtlijnen en non-profitvoorwaarden.
Strategische keuze en voorbereiding:Op basis van inhoudelijke sessies met alle betrokkenen is gekozen voor het scenario dat het beste aansluit bij Patyna’s werkwijze en IT-strategie. BeSharp ondersteunde bij het opstellen van de Bill of Material, afstemming met Microsoft en het borgen van de gemaakte keuzes richting de nieuwe contractperiode.

Resultaten op een rij

Bij Patyna realiseerde BeSharp Experts aanzienlijke verbeteringen in softwarelicentiebeheer. De belangrijkste resultaten:

Kostenbesparing: Signficante besparingen op de licentiekosten
Licentiemanagement: Volledig afgestemd op de daadwerkelijke werkbehoefte
Governance en inzicht: Voor toekomstbestendig licentiebeheer

Conclusie

Door nauw samen te werken en keuzes te baseren op realistische roadmaps, heeft Patyna nu een schaalbare, efficiënte en transparante licentieomgeving. Met duidelijke afspraken, technisch inzicht en onafhankelijk advies ondersteunt BeSharp Experts een IT-strategie die bijdraagt aan goede zorg.

Maximaliseer de waarde uit uw software- investeringen