Vanaf 27 januari 2025 introduceert Microsoft strengere regels voor OneDrive-accounts zonder licentie. Dit kan onverwachte kosten betekenen voor uw organisatie, tenzij u nu actie onderneemt. Maar wat houdt deze verandering precies in? En hoe kunt u zich voorbereiden? Laten we de details bekijken.
Waarom deze wijzigingen belangrijk zijn:
Microsoft zal strengere maatregelen nemen tegen OneDrive-accounts zonder licentie (zoals gedeelde accounts of accounts zonder toegewezen licentie). Deze accounts worden niet langer gratis ondersteund.
Dit betekent:
- Striktere handhaving van licentievoorwaarden.
- Mogelijke blokkades of beperkingen voor accounts zonder licentie.
- Extra kosten als je deze accounts wilt blijven gebruiken.
Wat gebeurt er met ongelicenseerde accounts na 93 dagen?
Na 93 dagen zonder licentie:
- Accounts onder een retentiebeleid of juridische hold worden gearchiveerd.
- Accounts zonder retentiebeleid worden naar de prullenbak verplaatst.
- Gearchiveerde accounts blijven zichtbaar voor beheerders, maar zijn niet toegankelijk totdat specifieke acties worden ondernomen.
Kosten: Gearchiveerde accounts brengen opslag- en reactiveringskosten met zich mee.
Wat betekent dit voor uw organisatie?
Als uw organisatie vertrouwt op gedeelde accounts of onactieve accounts, kan dit leiden tot aanzienlijke extra kosten. Denk bijvoorbeeld aan IT-afdelingen die gedeelde accounts beheren voor tijdelijke projecten, teams zoals HR of Marketing die algemene opslagruimtes gebruiken, en ongebruikte accounts die blijven bestaan na personeelsverloop. Al deze accounts hebben nu een geldige licentie nodig, wat een grote impact kan hebben op de budgetplanning van uw organisatie.
Voorkom verrassingen: Hoe u zich kunt voorbereiden?
Om verrassingen te voorkomen, is het cruciaal om nu actie te ondernemen. Het begint met een grondige inventarisatie van alle accounts. Controleer welke accounts actief zijn en een geldige licentie hebben, en verwijder inactieve accounts om onnodige kosten te vermijden. Vervolgens is het belangrijk om uw licentiegebruik te evalueren en ervoor te zorgen dat alle gebruikers met toegang tot OneDrive een geldige licentie hebben. Communiceer binnen uw organisatie over de veranderingen en benadruk waarom goed licentiebeheer essentieel is. Tot slot kunt u overwegen om alternatieven zoals gedeelde opslagoplossingen, bijvoorbeeld SharePoint, te gebruiken die mogelijk beter aansluiten bij de behoeften van uw organisatie.
Hoe kan BeSharp Experts helpen?
Het beheren en optimaliseren van licenties kan complex zijn, maar u hoeft dit niet alleen te doen. BeSharp Experts biedt uitgebreide ondersteuning om uw organisatie door deze veranderingen te loodsen. Wij voeren een volledige audit van uw Microsoft 365-omgeving uit, waarbij we kansen identificeren om uw licentiegebruik te optimaliseren en kosten te besparen. Wat wij doen, is het gebruik inventariseren en optimalisatiemogelijkheden aan het licht brengen, waardoor u compliant bent en de zekerheid heeft dat u niet te veel betaalt voor uw licenties.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Wat gebeurt er als ik niets doe?
Accounts zonder licentie worden na 93 dagen gearchiveerd. Voor gearchiveerde accounts betaalt u opslagkosten, tenzij u ze verwijdert.
Kan ik een gearchiveerd account heractiveren?
Ja, dit kan. Gearchiveerde accounts kunnen worden hersteld met een licentie. Reactivatiekosten bedragen $0,60/GB en opslagkosten $0,05/GB/maand.
Wat als ik dubbele accounts heb?
Dubbele accounts kunnen worden geïdentificeerd en verwijderd via het SharePoint-beheercentrum. Gearchiveerde accounts kunnen ook rechtstreeks worden verwijderd.
Wordt eDiscovery ondersteund voor gearchiveerde accounts?
Ja, gearchiveerde accounts blijven voldoen aan retentiebeleid, juridische hold en eDiscovery.
Met de wijzigingen die Microsoft doorvoert, is het essentieel om uw organisatie voor te bereiden op het nieuwe beleid rond OneDrive-accounts zonder licentie. Door proactief te handelen en de juiste strategieën toe te passen, kunt u onverwachte kosten vermijden en uw IT-omgeving optimaliseren.
Wilt u kosten besparen en efficiëntie verhogen? Neem vandaag nog contact op met BeSharp Experts en we helpen u graag verder.