In veel organisaties spelen Frontline Workers een cruciale rol. Dit zijn medewerkers die geen 8 uur per dag achter een bureau zitten, maar wel regelmatig toegang moeten hebben tot belangrijke digitale tools zoals Office Apps. Denk aan het inzien van werkroosters, het raadplegen van rapporten of het versturen van e-mails. Vaak gebruiken deze werknemers gedeelde apparaten zoals tablets of bedrijfscomputers, maar wat als ze Office Apps op deze gedeelde apparaten moeten gebruiken? En hoe zorgt u ervoor dat u de juiste licentie heeft? In dit blog leggen we uit welke licentie-opties er zijn en wat het beste werkt voor uw organisatie.
Wat zijn frontline workers?
Frontline Workers zijn medewerkers die geen traditionele kantoorwerkplek hebben. Ze hebben geen permanente toegang tot een computer, maar moeten af en toe wel werken met applicaties zoals Microsoft Office om bijvoorbeeld documenten te lezen of gegevens in te voeren. Het is belangrijk om te weten dat Microsoft specifieke criteria hanteert voor wie in aanmerking komt voor een Frontline Worker-licentie. Dit zorgt ervoor dat alleen de juiste medewerkers gebruik kunnen maken van deze licentie.
Het licentieprobleem voor Office apps
Bij de licentie van Microsoft 365-producten, zoals Microsoft 365 F3, Microsoft 365 F1 of Microsoft 365 F3, zit er een beperking: deze licenties bieden geen toegang tot lokaal geïnstalleerde Office Apps. Dit betekent dat als Frontline Workers een volledige versie van de Office-applicaties op een gedeeld apparaat nodig hebben, er extra stappen moeten worden ondernomen om de juiste licentie te verkrijgen. Het gebruik van Office in een browser biedt in sommige gevallen een oplossing, maar voor intensief gebruik is een lokale installatie van de apps vaak noodzakelijk.
Welke licentie-opties zijn er voor Office apps op gedeelde apparaten?
- Licentie per gebruiker
De eerste optie is het licenseren van alle medewerkers met een Frontline Worker-licentie door hen Microsoft 365 Apps for Enterprise toe te wijzen. Dit kan echter een aanzienlijke kostenverhoging betekenen, want het kost ongeveer US$ 12 per gebruiker per maand. Als uw organisatie bijvoorbeeld Microsoft 365 F3 gebruikt (US$ 8 per gebruiker per maand), moet u het verschil bijbetalen, wat per maand flink kan oplopen, afhankelijk van het aantal medewerkers.
- Licentie per apparaat
Een goedkopere en flexibele optie is het licenseren van het gedeelde apparaat zelf. De Microsoft 365 Apps for Enterprise Device Subscription License (Device SL of DSL) is een licentie per apparaat, die ideaal is voor scenario’s waarin meerdere Frontline Workers hetzelfde apparaat gebruiken tijdens verschillende shifts. De prijs voor deze licentie is US$ 50 per apparaat per maand. In het geval van een gedeeld apparaat door bijvoorbeeld 10 medewerkers, komt dit neer op US$ 50 per maand in plaats van US$ 12 per medewerker per maand. Dit maakt het een voordeligere keuze voor bedrijven met veel Frontline Workers.
- Gebruik van klassieke Office-applicaties
Voor organisaties die minder afhankelijk zijn van de nieuwste functies van Office, kan de klassieke Office-versie een uitstekende oplossing zijn. Microsoft biedt de Office 2024 LTSC (Long Term Servicing Channel) versies van Office, zoals Office Professional Plus 2024 en Office Standard 2024, die per apparaat gelicentieerd worden. Deze versie van Office biedt dezelfde kernfunctionaliteit als de moderne apps, maar wordt slechts één keer per jaar bijgewerkt, wat ideaal is voor bedrijven die niet altijd de laatste functies nodig hebben. De licentieprijzen voor Office 2024 beginnen bij een eenmalige betaling van US$ 750 voor Office Professional Plus en US$ 550 voor Office Standard. Dit kan een kostenefficiënte oplossing zijn voor bedrijven die geen voortdurende maandlasten willen.
Wat is de beste keuze voor uw organisatie?
De juiste licentie voor uw Frontline Workers hangt af van verschillende factoren: het aantal gedeelde apparaten, de frequentie van het gebruik van Office-apps en de specifieke eisen van uw organisatie. Als uw medewerkers slechts af en toe toegang nodig hebben tot Office-apps, kan een licentie per apparaat ideaal zijn. Als u daarentegen intensief gebruik maakt van Office-apps, kan de per gebruiker licentie beter passen. De klassieke Office-versies zijn perfect voor bedrijven die minder vaak nieuwe functionaliteiten nodig hebben en liever met eenmalige betalingen werken.
Ontdek welke licentie het beste past bij uw situatie
Het kiezen van de juiste licentie voor uw Frontline Workers kan een uitdaging zijn, maar met de juiste kennis kunt u een oplossing vinden die zowel kosteneffectief als schaalbaar is. BeSharp Experts helpt bedrijven als de uwe met advies over de juiste Microsoft-licentieopties en ondersteunt u bij de implementatie.
Wil u meer weten over de juiste licentie voor uw Frontline Workers? Neem contact met ons op voor een gratis consult en ontdek hoe we uw organisatie kunnen helpen om de juiste licentieoplossing te vinden en kosten te besparen!