Organisaties investeren flink in Microsoft 365, maar een groot deel van de licenties wordt vaak onnodig betaald. Vooral bij personeelsverloop blijven licenties actief terwijl ze niet gebruikt worden. Dit leidt tot verborgen kosten. In dit artikel leest u hoe u Microsoft 365-licenties over-allocated herkent en structureel voorkomt, zodat u kosten bespaart en grip houdt.

Zo identificeert u verborgen licentiekosten in Microsoft 365

Microsoft 365 is voor veel bedrijven de kern van de digitale werkplek. Toch blijkt licentiebeheer een veelvoorkomend probleem, vooral bij in- en uitdiensttredingen. Licenties blijven vaak actief, terwijl ze geen waarde meer leveren. Gemiddeld is 10–25% van de licenties onnodig geactiveerd. Dit vormt een directe kostenpost die eenvoudig voorkomen kan worden.

De oorzaken van over-allocated licenties

Over-allocatie ontstaat door versnipperde verantwoordelijkheid en handmatig beheer. HR meldt personeelsverloop, maar deze informatie bereikt IT vaak te laat. Accounts worden geblokkeerd, maar licenties blijven actief. Zonder centrale eigenaar van licenties is herallocatie vrijwel onmogelijk.

Automatiseer licentiebeheer voor directe besparing

Door HR- en IT-systemen te koppelen en workflows te automatiseren, worden licenties bij in- en uitdiensttredingen direct aangepast. Vrijgekomen licenties kunnen opnieuw toegewezen worden, wat verspilling voorkomt en efficiëntie verhoogt.

Optimaliseer licenties op basis van gebruiksdata

Naast automatisering is inzicht in daadwerkelijk gebruik cruciaal. Microsoft 365 biedt uitgebreide rapportages waarmee u kunt zien welke functies actief gebruikt worden. Licenties kunnen zo worden aangepast of herverdeeld. U betaalt alleen voor functies die daadwerkelijk waarde leveren.

Grip op licenties en kosten besparen

Over-allocatie van Microsoft 365-licenties ontstaat niet door technische complexiteit, maar door ontbrekende processen en ownership. Met lifecycle-automatisering en datagedreven beheer bespaart u niet alleen kosten, maar creëert u ook grip en compliance.

Ontdek direct hoeveel u kunt besparen op Microsoft 365-licenties. Plan een vrijblijvend gesprek met één van onze specialisten.