Microsoft, als een van ’s werelds meest vooraanstaande technologiebedrijven, biedt een uitgebreid scala aan producten en diensten die zijn ontworpen om organisaties te ondersteunen bij het bereiken van hun doelen en het verbeteren van hun workflows. Echter, met de veelheid aan bundels en pakketten die Microsoft aanbiedt, kan het voor bedrijven een uitdaging zijn om de juiste licenties te kiezen die werkelijk aansluiten bij hun behoeften. In deze blog duiken we dieper in op het belang van het onderzoeken van de werkelijke behoeften bij Microsoft-producten en -diensten om effectief te kunnen licentiëren.
De aantrekkingskracht van bundels
Microsoft staat bekend om het aanbieden van oplossingen in bundels, waarbij verschillende producten en diensten worden samengevoegd in één pakket. Deze bundels lijken vaak aantrekkelijk vanwege de belofte van uitgebreide functionaliteit, integratie en mogelijke kortingen, maar ze kunnen ook leiden tot overlicentiëring en onnodige kosten. Veel bedrijven hebben bijvoorbeeld alleen behoefte aan een deel van de aangeboden functionaliteiten, maar worden verleid om een volledig bundelpakket aan te schaffen, inclusief functies die ze mogelijk nooit zullen gebruiken.
Het belang van behoeftenanalyse
Het is daarom essentieel voor organisaties om een grondige behoeftenanalyse uit te voeren voordat ze beslissen welke Microsoft licenties ze willen aanschaffen. Dit omvat het identificeren van de specifieke doelen, workflows en vereisten van de organisatie, evenals het bepalen van welke Microsoft-producten en -diensten echt nodig zijn om deze doelen te bereiken. Door deze behoeften vooraf in kaart te brengen, kunnen bedrijven voorkomen dat ze investeren in overbodige functies en zich in plaats daarvan richten op oplossingen die echt waarde toevoegen.
Het opstellen van een roadmap
Naast het analyseren van de huidige behoeften, is het ook belangrijk om een toekomstgerichte benadering te hanteren bij het licentiëren van Microsoft-producten en -diensten. Dit omvat het opstellen van een roadmap die de verwachte groei, veranderingen in bedrijfsbehoeften en technologische ontwikkelingen in kaart brengt. Door vooruit te plannen, kunnen organisaties ervoor zorgen dat ze flexibel blijven en gemakkelijk kunnen schalen naarmate hun behoeften veranderen, zonder vast te zitten aan overbodige licenties.
Alternatief voor uitgebreide bundels: Losse producten en add-on licenties
Naast het kiezen van de meest uitgebreide bundels, kunnen bedrijven er ook voor kiezen om losse producten en eventueel add-on licenties op bestaande, minder uitgebreide bundels af te nemen als een flexibelere optie. Bepaalde Microsoft 365-oplossingen zijn niet alleen beschikbaar als bundel, maar ook als individueel product of als add-on op een bestaande, minder uitgebreide bundel. Dit stelt organisaties in staat om specifieke functies of diensten toe te voegen aan hun bestaande licenties, zonder te betalen voor een volledig uitgebreid pakket. Een voorbeeld van een add-on licentie is de Microsoft 365 E5 Compliance en/of Microsoft 365 E5 Security module, die als add-on bovenop een Microsoft 365 E3 suite kunnen worden afgenomen.
Het is van groot belang om alle benodigde functionaliteiten in kaart te brengen om te achterhalen welke oplossing het beste aansluit op de behoeften van de klant. Door een grondige analyse uit te voeren van de vereiste functies en diensten, kunnen bedrijven een weloverwogen beslissing nemen bij het kiezen tussen uitgebreide bundels, losse producten of add-on licenties. Op deze manier kunnen ze ervoor zorgen dat ze alleen investeren in wat echt nodig is, waardoor ze kosten besparen en tegelijkertijd voldoen aan de specifieke eisen van hun organisatie.
Conclusie
Effectief licentiëren in een wereld van bundels vereist een grondige analyse van de werkelijke behoeften bij Microsoft-producten en -diensten. Door vooraf een gedegen behoeftenanalyse uit te voeren en een toekomstgerichte roadmap op te stellen, kunnen organisaties voorkomen dat ze vastlopen in overbodige functies en onnodige kosten. Op deze manier kunnen ze optimaal profiteren van de waarde die Microsoft-producten en -diensten te bieden hebben, terwijl ze tegelijkertijd flexibel blijven om te voldoen aan de veranderende eisen van de moderne zakelijke omgeving.
Wilt u meer weten over effectief licentiëren en hoe BeSharp Experts u kan helpen bij het optimaliseren van uw Microsoft licenties? Neem dan nu contact met ons op!