Digitale transformatie en reorganisaties zijn volop gaande binnen organisaties die willen inspelen op de snel veranderende markt. Deze trajecten zijn vaak omvangrijk, complex en vragen flinke investeringen in nieuwe technologieën en processen. Toch is er een belangrijke factor die regelmatig over het hoofd wordt gezien bij het opstellen van het budget: de licentiekosten.
Verborgen licentiekosten in verandertrajecten
Wanneer u nieuwe software introduceert of bestaande systemen vervangt, gaat het budget meestal vooral naar de aanschaf van hardware, consultancy, training en implementatie. De kosten voor softwarelicenties zijn echter een terugkerende uitgave die gemakkelijk onderschat wordt. Vooral bij digitale transformatieprojecten en reorganisaties, waarbij het gebruik van IT intensiever en breder wordt, kunnen licentiekosten sterk oplopen.
Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer nieuwe functies, gebruikers of applicaties worden toegevoegd. Ook bij het opschalen van licenties voor tijdelijke projectmedewerkers of nieuwe afdelingen kunnen onverwachte kosten opduiken. Omdat deze licentiekosten vaak niet direct zichtbaar zijn tijdens de startfase, kunnen ze het budget flink onder druk zetten.
Waarom zijn licentiekosten zo belangrijk?
Licenties vormen de juridische basis voor het gebruik van software en bepalen wie, hoe en hoeveel gebruikers toegang hebben tot de applicaties. Bij verandertrajecten verandert vaak de manier waarop software wordt gebruikt: meer gebruikers, nieuwe modules, extra cloudopslag of geavanceerde functionaliteiten. Hierdoor veranderen ook de licentiebehoeften, soms ingrijpend.
Zonder tijdige en gedegen analyse van licentiebehoeften kunnen organisaties achteraf geconfronteerd worden met hogere facturen of zelfs compliance-risico’s. Dat kan de transformatie vertragen of zelfs duurder maken dan vooraf gedacht.
Praktische tips om licentiekosten onder controle te houden
- Breng het licentiegebruik in kaart: Zorg dat u weet welke software wordt gebruikt en door wie, zeker tijdens en na een veranderingstraject.
- Analyseer toekomstige behoeften: Maak een inschatting van hoeveel extra licenties, modules of upgrades nodig zijn.
- Onderhandel slim: Licentievoorwaarden en prijzen zijn vaak bespreekbaar, zeker bij grotere aantallen of langdurige contracten.
- Plan voor flexibiliteit: Kies waar mogelijk licentievormen die meeschalen met uw organisatie, zoals abonnementsmodellen of gebruikersbundels.
- Betrek experts: Onafhankelijke adviesbureaus zoals BeSharp Experts helpen u inzicht te krijgen in uw licentiecontracten en de beste oplossingen te vinden.
Hoe BeSharp Experts u kan helpen
Bij BeSharp Experts richten we ons op het ontzorgen van organisaties in de complexiteit van licentiebeheer tijdens verandertrajecten. Wij adviseren u over de optimale licentieoplossing, helpen bij onderhandelingen en zorgen dat u niet voor verrassingen komt te staan. Zo houdt u grip op uw budget en voorkomt u onnodige kosten.
Nieuwe digitale projecten of reorganisaties kunnen de licentiekosten flink doen stijgen. Vergeet deze belangrijke factor niet in uw budgettering, zodat uw verandertraject ook financieel soepel verloopt.
Wilt u weten hoe u licentiekosten slim kunt beheren in uw volgende verandertraject? Neem contact op met BeSharp Experts.