Waarom wordt software duurder terwijl technologie goedkoper wordt?

Hardware wordt jaar na jaar goedkoper, cloudopslag kost een fractie van wat het tien jaar geleden deed, en rekenkracht is inmiddels bijna gratis beschikbaar. Toch stijgen de softwarekosten van organisaties gestaag door. Voor veel IT-directeuren en financieel verantwoordelijken voelt dit als een paradox die moeilijk uit te leggen is aan de boardroom. Als je herkenning vindt in die frustratie, ben je zeker niet de enige. Neem gerust contact op als je wilt sparren over wat er in jouw specifieke situatie speelt.

De verklaring zit niet in de technologie zelf, maar in de businessmodellen eromheen. Softwareleveranciers hebben de afgelopen jaren hun verdienmodellen grondig hertekend, met als resultaat dat organisaties structureel meer betalen voor functionaliteit die ze deels al hadden. In dit artikel leggen we uit hoe dat precies werkt en wat je eraan kunt doen.

De verdienmodellen achter stijgende softwarekosten

De verschuiving van eenmalige licenties naar abonnementsmodellen is de belangrijkste structurele oorzaak van hogere softwarekosten. Vroeger kocht een organisatie een softwarepakket en gebruikte dat jarenlang. Nu betaal je maandelijks of jaarlijks, en de leverancier heeft er alle belang bij dat het abonnement elk jaar iets duurder wordt.

Microsoft is daar het meest zichtbare voorbeeld van. De Microsoft prijsverhoging van 2022 was de eerste grote verhoging in meer dan tien jaar, maar sindsdien zijn de tarieven voor Microsoft 365 en aanverwante diensten meerdere keren aangepast. Elke verhoging wordt gepresenteerd als een weerspiegeling van toegevoegde waarde door nieuwe functies, maar organisaties die die functies niet gebruiken, betalen er toch voor mee. Bovendien bundelen leveranciers steeds meer functionaliteit in hogere tiers, waardoor je gedwongen wordt om te upgraden als je ook maar één specifieke feature nodig hebt.

Dit model is uiterst winstgevend voor leveranciers. Terwijl de marginale kosten van software nauwelijks stijgen, groeit de omzet per klant gestaag. Voor organisaties vertaalt dat zich direct in stijgende IT-kosten op de begroting, jaar na jaar, zonder dat er een duidelijke beslissing aan ten grondslag ligt.

Hoe vendor lock-in prijsverhogingen mogelijk maakt

Vendor lock-in is de stille motor achter de prijsmacht van grote softwareleveranciers. Zodra een organisatie diep verweven is met een platform, zijn de overstapkosten zo hoog dat een prijsverhoging simpelweg geaccepteerd wordt. De leverancier weet dat, en rekent er ook op.

Bij Microsoft zie je dit patroon heel duidelijk. Organisaties die werken met Microsoft 365, Azure, Teams, Dynamics en Power Platform hebben hun processen, data en integraties volledig op dat ecosysteem gebouwd. Een overstap naar een alternatief is technisch mogelijk, maar vereist enorme inspanning, hertraining van medewerkers en risico’s voor de bedrijfscontinuïteit. Die afhankelijkheid maakt de onderhandelingspositie van de klant structureel zwak.

Hetzelfde geldt voor Oracle, SAP en IBM. De licentiemodellen van deze leveranciers zijn vaak zo complex dat het intern nauwelijks bij te houden is wat er precies gebruikt wordt en wat er betaald wordt. Die ondoorzichtigheid is geen toeval: hoe minder inzicht een klant heeft, hoe moeilijker het is om te onderhandelen of alternatieven serieus te overwegen. Vendor lock-in is daarmee niet alleen technisch, maar ook informatief van aard.

Verborgen kostenstructuren in moderne licentiemodellen

Naast de zichtbare abonnementskosten bevatten moderne licentiemodellen een reeks verborgen kostenstructuren die de totale uitgaven fors kunnen opdrijven. Dit is waar veel organisaties worden verrast, vaak op het moment dat het te laat is om bij te sturen.

Onverwachte opschalingkosten

Een klassiek voorbeeld is de overgang van Power BI Pro naar Power BI Premium. Wie een bepaalde functionaliteit nodig heeft, stapt automatisch over naar een tier die drie keer zo duur kan zijn. Vergelijkbare sprongen bestaan in Azure-diensten, Dynamics-modules en vrijwel elk ander enterprise platform. De licentiestructuur is zo ontworpen dat groei bijna automatisch leidt tot hogere kosten, zonder dat er een bewuste keuze aan voorafgaat.

Betalen voor ongebruikte licenties

Onderzoek binnen organisaties toont keer op keer hetzelfde patroon: een substantieel deel van de afgesloten softwarelicenties wordt nauwelijks of niet gebruikt. Medewerkers die uit dienst zijn gegaan, afdelingen die zijn gereorganiseerd, of tools die werden aangeschaft voor een project dat nooit van de grond kwam. De factuur loopt gewoon door. Bij grotere organisaties kan dit oplopen tot tienduizenden euro’s per jaar aan onnodige softwarelicentiekosten.

Compliance-risico’s en auditdreiging

Leveranciers zoals Oracle en IBM staan bekend om hun agressieve auditpraktijken. Een onverwachte audit kan leiden tot naheffingen die ver boven het reguliere licentiebudget uitkomen. Organisaties die hun licentiegebruik niet nauwkeurig bijhouden, lopen een reëel financieel risico dat zelden in de begroting is opgenomen.

Wat organisaties concreet kunnen doen om kosten te beheersen

De situatie is complex, maar zeker niet hopeloos. Organisaties die grip willen krijgen op hun softwarekosten, kunnen op een aantal concrete fronten actie ondernemen.

De eerste stap is inzicht. Zonder een volledig beeld van welke licenties er zijn, wie ze gebruikt en wat ze kosten, is sturen onmogelijk. Een grondige licentie-optimalisatie analyse brengt dat beeld in kaart en legt de basis voor elke vervolgstap. Wij zien bij organisaties van uiteenlopende grootte dat dit inzicht alleen al leidt tot directe besparingen, doordat ongebruikte of dubbele licenties worden geïdentificeerd.

De tweede stap is onderhandelen vanuit kennis. Leveranciers rekenen op informatieasymmetrie. Wie precies weet wat er gebruikt wordt, welke contractvoorwaarden er gelden en wat de alternatieven zijn, staat fundamenteel sterker aan de onderhandelingstafel. Contractverlengingen zijn het ideale moment om prijzen en voorwaarden kritisch te bevragen, maar dan moet de voorbereiding wel op orde zijn.

Daarnaast loont het om licentiestructuren actief te monitoren en bij te houden hoe gebruik zich ontwikkelt. Technologie verandert, organisaties groeien of krimpen, en de licentieomgeving moet daarin meebewegen. Een statische aanpak betekent bijna per definitie dat je te veel betaalt.

Software wordt duurder terwijl technologie goedkoper wordt, omdat de verdienmodellen van leveranciers dat mogelijk maken en vendor lock-in hen de ruimte geeft om dat door te zetten. Maar organisaties die bewust omgaan met hun licentieomgeving, hoeven dat niet passief te ondergaan. Wij helpen organisaties in Nederland om die controle terug te nemen. Plan een afspraak en ontdek wat er in jouw situatie mogelijk is.