Waarom stijgen jouw IT-kosten harder dan de inflatie?

IT-budgetten groeien al jaren sneller dan de algemene inflatie, en veel organisaties begrijpen niet precies waarom. De prijslijst van softwareleveranciers stijgt, contracten worden automatisch verlengd, en voor je het weet betaal je twintig of dertig procent meer dan het jaar ervoor, zonder dat er iets wezenlijks is veranderd in wat je gebruikt. Als je herkent dat je IT-kosten stijgen maar je er de vinger niet achter kunt krijgen, zijn wij er om dat inzicht te bieden. Neem gerust contact op als je direct wil sparren over jouw situatie.

De oorzaken van deze kostenstijgingen zijn zelden toevallig. Ze zijn ingebakken in de manier waarop grote softwareleveranciers hun licentiemodellen structureren, en in de manier waarop organisaties contracten afsluiten zonder voldoende grip op wat ze precies afnemen. Wie begrijpt hoe die mechanismen werken, staat veel sterker bij de volgende contractverlenging.

De mechanismen achter structurele IT-kostenstijgingen

Softwarelicenties zijn duurder geworden, niet omdat de software zelf fundamenteel anders is, maar omdat leveranciers hun verdienmodel structureel hebben aangepast. De verschuiving van eenmalige licentieaankopen naar abonnementsmodellen, zoals Microsoft 365 of Azure, geeft leveranciers de mogelijkheid om jaarlijks de prijs te verhogen zonder dat klanten eenvoudig kunnen afhaken. In 2026 zien we dat Microsoft, SAP en Oracle dit model consequent toepassen, met prijsverhogingen die ruim boven de inflatie uitkomen.

Daarbovenop komt de zogeheten “feature bundling”: nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd aan bestaande abonnementen, waarna de prijs omhoog gaat op basis van die uitbreiding, ook al gebruik je die nieuwe functies helemaal niet. Het gevolg is dat organisaties meer betalen voor een product dat op papier “meer biedt”, maar in de praktijk hetzelfde doet als voorheen. Dit maakt softwarelicenties duurder op een manier die lastig te weerleggen valt zonder gedetailleerde kennis van de contractstructuur.

Vendor lock-in als kostenmultiplier

Vendor lock-in is niet alleen een technisch probleem, het is een financieel hefboommechanisme. Zodra een organisatie diep verweven is met één leverancier, verliest ze haar onderhandelingspositie. De leverancier weet dat overstappen kostbaar en tijdrovend is, en past zijn prijsstrategie daarop aan.

Dit speelt het sterkst bij Microsoft. Organisaties die volledig draaien op Microsoft 365, Azure en Teams hebben feitelijk geen realistische exitstrategie op korte termijn. Dat geeft Microsoft de ruimte om prijzen te verhogen zonder veel weerstand te verwachten. Hetzelfde geldt voor Oracle-databases of SAP ERP-omgevingen: hoe dieper de integratie, hoe groter de afhankelijkheid en hoe hoger de prijs die een leverancier kan vragen. IT-uitgaven en inflatie lopen hierdoor structureel uit de pas, niet door marktkrachten, maar door bewuste leveranciersstrategieën.

De oplossing begint bij bewustzijn: weten hoe afhankelijk je bent, en welke concrete stappen die afhankelijkheid verminderen of de onderhandelingspositie versterken, ook zonder direct van leverancier te wisselen.

Ongecontroleerde licentiegroei en betalen voor ongebruikte software

Een van de meest onderschatte oorzaken van stijgende IT-kosten is licentiegroei die niemand actief heeft goedgekeurd. Medewerkers komen en gaan, projecten starten en eindigen, maar licenties blijven. Het resultaat is een licentieportefeuille die gestaag groeit terwijl het daadwerkelijke gebruik achterblijft.

Uit ervaring in de markt blijkt dat organisaties regelmatig tien tot twintig procent van hun softwarelicenties betalen voor gebruikers die ze niet of nauwelijks benutten. Denk aan Power BI Pro-licenties die zijn aangeschaft voor een project dat al lang is afgerond, of aan Enterprise Mobility-pakketten die automatisch zijn meegerold in een Microsoft-deal terwijl de functionaliteit nooit is geactiveerd. Licentie-optimalisatie begint precies hier: een gedetailleerde inventarisatie van wat er is, wat er gebruikt wordt, en wat er weg kan.

Het probleem is niet alleen financieel. Een opgeblazen licentieomgeving verhoogt ook de compliance-risico’s. Hoe meer licenties, hoe groter de kans dat er ergens een afwijking zit die bij een audit tot problemen leidt.

Onverwachte kosten door licentiecomplexiteit en schalingsvallen

Licentiemodellen zijn de afgelopen jaren aanzienlijk complexer geworden, en die complexiteit heeft een prijs. Organisaties die groeien, nieuwe technologie adopteren of hun gebruik uitbreiden, lopen regelmatig tegen schalingsvallen aan: drempelwaarden in contracten waarbij een kleine toename in gebruik leidt tot een disproportioneel grote kostenstijging.

Een klassiek voorbeeld is de overgang van Power BI Pro naar Power BI Premium. Zodra een organisatie een bepaald gebruikersaantal overschrijdt of specifieke functionaliteiten nodig heeft, kan de kostprijs verdrievoudigen. Hetzelfde geldt voor Azure-verbruiksmodellen, waarbij onverwachte workloads of verkeerd geconfigureerde omgevingen kunnen leiden tot facturen die niemand had voorzien. Dit soort verrassingen zijn geen uitzondering, ze zijn een structureel gevolg van licentiemodellen die bewust complex zijn ontworpen.

Wie geen actief inzicht heeft in de contractstructuur en de schalingsvallen daarin, rijdt met gesloten ogen door een landschap vol drempelwaarden. IT-kostenbeheersing vereist dan ook niet alleen financieel inzicht, maar ook diepgaande kennis van hoe licentiemodellen werken en waar de addertjes onder het gras zitten.

Hoe organisaties de controle over IT-uitgaven terugwinnen

Controle over IT-kosten begint met zichtbaarheid. Organisaties die weten wat ze hebben, wat ze gebruiken en wat ze contractueel zijn overeengekomen, staan al in een fundamenteel sterkere positie dan de meeste. Vanuit dat fundament zijn er concrete stappen te zetten.

De eerste stap is een grondige licentie-inventarisatie: een gedetailleerde analyse van alle actieve licenties, het werkelijke gebruik per gebruiker of afdeling, en de contractvoorwaarden inclusief verlengingsdata en prijsmechanismen. Die analyse biedt direct inzicht in waar geld verloren gaat en waar onderhandelingsruimte bestaat.

De tweede stap is het versterken van de onderhandelingspositie. Leveranciers als Microsoft, Oracle en SAP onderhandelen continu met klanten, maar de klant die onvoldoende is voorbereid, verliest altijd. Kennis van de interne verkoopdruk bij leveranciers, de timing van contractverlengingen en de beschikbare alternatieven geeft een organisatie een reëel tegenwicht. Onafhankelijk advies is hierbij essentieel: wie advies ontvangt van een partij zonder leveranciersbelangen, krijgt aanbevelingen die uitsluitend het eigen belang dienen.

De derde stap is structurele monitoring. IT-kosten stijgen niet alleen bij contractverlenging, ze sluipen ook omhoog via automatische indexaties, stille upgrades en licentiegroei. Wie dat continu bijhoudt, voorkomt dat de volgende factuur opnieuw een verrassing is. Wil je weten waar jouw organisatie staat en hoe je de grip op IT-uitgaven terugpakt? Plan een afspraak en we kijken samen naar de mogelijkheden.