Veel organisaties betalen meer voor Microsoft 365 dan nodig is. Door onduidelijke licentiemodellen, ongebruikte functies en verkeerde pakketkeuzes lopen de kosten vaak ongemerkt op. Bij Microsoft-licentieoptimalisatie zien wij regelmatig dat bedrijven 20-40% kunnen besparen door hun licenties beter af te stemmen op hun werkelijke gebruik.
De signalen dat je te veel betaalt, zijn vaak subtiel maar herkenbaar. Van ongebruikte premiumfuncties tot verkeerd gekozen pakketten: deze kostenposten stapelen zich maand na maand op. Door de juiste signalen te herkennen, kun je snel actie ondernemen om je Microsoft 365-kosten onder controle te krijgen.
Welke signalen wijzen erop dat je Microsoft 365-pakket te duur is?
Je betaalt waarschijnlijk te veel voor Microsoft 365 als je medewerkers alleen basis-Office-applicaties gebruiken terwijl je premium pakketten hebt, als je ongebruikte licenties in je tenant hebt staan, of als je nog steeds oude, duurdere plannen gebruikt die inmiddels zijn vervangen door goedkopere alternatieven.
Andere duidelijke signalen zijn wanneer je betaalt voor Advanced Threat Protection, Power BI Pro of Microsoft Teams Phone zonder dat deze functies daadwerkelijk worden gebruikt. Ook het hebben van zowel on-premises- als cloudlicenties voor dezelfde functionaliteit wijst op onnodige dubbele kosten. Veel organisaties betalen bijvoorbeeld voor SharePoint Online terwijl ze nog steeds een on-premises SharePoint-server draaien.
Een ander veelvoorkomend probleem is het gebruik van Enterprise-pakketten voor gebruikers die alleen basisfunctionaliteit nodig hebben. Als je secretaresses of receptiemedewerkers een E3-licentie geeft terwijl ze alleen e-mail en Word gebruiken, betaal je maandelijks te veel. Hetzelfde geldt voor seizoensmedewerkers of parttimekrachten die een volledige licentie krijgen terwijl ze slechts beperkt aanwezig zijn.
Hoeveel kun je besparen door je Microsoft 365-licenties te optimaliseren?
Organisaties kunnen gemiddeld 20-40% besparen op hun Microsoft 365-kosten door licentie-optimalisatie, waarbij grotere bedrijven vaak nog hogere besparingen realiseren door een betere onderhandelingspositie en volumekortingen. Voor een bedrijf met 200 gebruikers kan dit betekenen dat je jaarlijks €15.000 tot €30.000 minder betaalt.
De grootste besparingen komen vaak uit het downgraden van overbodige premiumlicenties naar basispakketten, het elimineren van ongebruikte add-ons en het optimaliseren van je licentieverdeling. Veel bedrijven ontdekken dat 60-70% van hun gebruikers prima uit de voeten kan met een goedkoper pakket zonder functionaliteitsverlies.
Daarnaast kunnen organisaties besparen door slimmer om te gaan met seizoensfluctuaties. In plaats van het hele jaar door licenties voor piekperiodes aan te houden, kun je flexibel op- en afschalen. Ook het consolideren van verschillende abonnementen en het gebruik van shared mailboxes in plaats van volledige licenties voor functionele accounts levert substantiële besparingen op.
Wat is het verschil tussen Microsoft 365 Business- en Enterprise-pakketten?
Microsoft 365 Business-pakketten zijn ontworpen voor kleine tot middelgrote bedrijven tot 300 gebruikers en bieden basisfunctionaliteit tegen lagere kosten, terwijl Enterprise-pakketten geen gebruikerslimieten hebben en geavanceerde beveiligings-, compliance- en analysefuncties bevatten die grote organisaties nodig hebben.
Business-pakketten zoals Business Basic (€5,10), Business Standard (€11,70) en Business Premium (€20,60) per gebruiker per maand bieden de kernfunctionaliteit, zoals Office-apps, Exchange Online en SharePoint. Enterprise-pakketten beginnen bij E1 (€7,70) en lopen op tot E5 (€34,40), met uitgebreide mogelijkheden zoals Advanced Threat Protection, eDiscovery en Power BI Pro.
Het belangrijkste verschil zit in de beveiligings- en compliancefuncties. Enterprise-pakketten bieden Data Loss Prevention, Advanced Security Management en uitgebreide auditmogelijkheden. Voor organisaties met strenge compliance-eisen of complexe IT-omgevingen zijn Enterprise-pakketten vaak noodzakelijk, maar veel middelgrote bedrijven betalen onnodig voor deze geavanceerde functies.
Hoe controleer je of je medewerkers hun Microsoft 365-licenties daadwerkelijk gebruiken?
Je kunt het daadwerkelijke gebruik van Microsoft 365-licenties controleren via het Microsoft 365 admin center onder ‘Reports > Usage’, waar je per gebruiker en per applicatie kunt zien welke functies de afgelopen 30, 90 of 180 dagen zijn gebruikt. Deze rapporten tonen duidelijk welke licenties onderbenut zijn.
De usage-rapporten geven inzicht in verschillende metrics, zoals de laatste inlogdatum, gebruikte opslag, het aantal verzonden e-mails en welke Office-applicaties zijn geopend. Let vooral op gebruikers die meer dan 30 dagen inactief zijn of alleen basisapplicaties gebruiken terwijl ze premiumlicenties hebben. Ook kun je zien welke add-ons, zoals Power BI, Project Online of Visio, helemaal niet worden gebruikt.
Voor een grondiger analyse kun je tools zoals Microsoft 365 Usage Analytics in Power BI gebruiken, of third-party oplossingen die meer gedetailleerde inzichten bieden. Het is verstandig om maandelijks deze rapporten te bekijken en elk kwartaal een grondige analyse te doen van je licentieverdeling. Gebruikers die consistent lage activiteit tonen, zijn kandidaten voor downgrading naar een goedkoper pakket.
Door regelmatig je Microsoft 365-omgeving te monitoren en contact op te nemen met specialisten, kun je ervoor zorgen dat je alleen betaalt voor wat je daadwerkelijk gebruikt. Wil je weten hoeveel je kunt besparen op je huidige Microsoft 365-kosten? Plan een afspraak voor een vrijblijvende analyse van je licentieomgeving.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik mijn Microsoft 365-licenties controleren op optimalisatiemogelijkheden?
Het is aan te raden om maandelijks een snelle controle uit te voeren via de usage-rapporten in het admin center. Voor een grondige analyse en mogelijke aanpassingen kun je het beste elk kwartaal je volledige licentieverdeling doorlichten.
Wat gebeurt er met de data als ik een licentie downgrade naar een goedkoper pakket?
Bij een downgrade blijven je e-mails, bestanden en andere data behouden, maar verlies je mogelijk toegang tot premiumfuncties zoals Advanced Threat Protection of Power BI. SharePoint-opslag kan wel beperkt worden afhankelijk van het nieuwe pakket.
Waarom krijg ik geen volumekortingen ondanks dat ik veel Microsoft 365-licenties heb?
Volumekortingen worden vaak alleen toegepast bij Enterprise Agreement-contracten of directe onderhandelingen met Microsoft. Als je via een partner koopt zonder specifieke volumeafspraken, betaal je mogelijk de standaardtarieven zonder kortingen.
Hoe kan ik voorkomen dat nieuwe medewerkers automatisch de duurste licenties krijgen?
Stel een standaardbeleid in waarbij nieuwe gebruikers eerst een basispakket krijgen en upgrade alleen op basis van daadwerkelijke functievereisten. Maak duidelijke richtlijnen voor HR over welke rollen welke licentietypes nodig hebben.