Hoe weet je welke impact een S/4HANA migratie heeft op je SAP licenties?

Een S/4HANA-migratie is een van de grootste IT-transformaties die een organisatie kan ondernemen. Naast de technische uitdagingen brengt deze overgang vaak significante wijzigingen in uw SAP-licentiestructuur met zich mee. Voor veel organisaties blijft de precieze licentie-impact van een S/4HANA-migratie onduidelijk, wat kan leiden tot onverwachte kosten en compliance-risico’s.

Het begrijpen van de licentie-implicaties voordat u begint aan uw S/4HANA-migratie is cruciaal voor een succesvolle en kosteneffectieve transformatie. Deze gids helpt u de belangrijkste aspecten te identificeren en u daarop voor te bereiden.

Wat is de licentie-impact van een S/4HANA-migratie?

Een S/4HANA-migratie heeft een directe impact op uw SAP-licentiestructuur, omdat S/4HANA een ander licentiemodel gebruikt dan traditionele SAP ERP-systemen. De belangrijkste verandering is de overgang van gebruikersgebaseerde licenties naar documentgebaseerde licenties, waarbij u betaalt per verwerkt document in plaats van per gebruiker.

Deze fundamentele wijziging in het licentiemodel betekent dat organisaties hun huidige licentieportfolio volledig moeten herstructureren. Bestaande named-userlicenties kunnen niet direct worden overgezet naar S/4HANA, en nieuwe licentietypen, zoals S/4HANA Digital Access, worden geïntroduceerd voor indirecte toegang tot het systeem.

Daarnaast introduceert SAP nieuwe metriekgebaseerde licenties die complexer zijn om te beheren en te monitoren. Dit vereist nieuwe processen voor licentietracking en compliance-management binnen uw organisatie.

Welke SAP-licenties worden beïnvloed door een S/4HANA-migratie?

Vrijwel alle bestaande SAP-licenties worden beïnvloed door een S/4HANA-migratie, waarbij sommige volledig worden vervangen en andere moeten worden aangepast aan het nieuwe licentiemodel.

De meest significante wijzigingen betreffen:

• Named-userlicenties: Traditionele Professional User-, Limited Professional User- en Employee Self-Service-licenties worden vervangen door S/4HANA-specifieke varianten.
• Basislicenties: SAP Basis wordt vervangen door S/4HANA Foundation-licenties.
• Add-onmodules: Veel bestaande modules zijn geïntegreerd in S/4HANA en vereisen geen aparte licenties meer.
• Third-party-integraties: Systemen die data uitwisselen met S/4HANA kunnen Digital Access-licenties vereisen.

Ook maintenancecontracten moeten worden aangepast, omdat S/4HANA onder een ander supportmodel valt dan traditionele SAP ERP-systemen.

Hoe bereken je de licentiekosten van een S/4HANA-migratie?

Het berekenen van S/4HANA-licentiekosten vereist een grondige analyse van uw huidige gebruikspatronen en een mapping naar de nieuwe licentiestructuur. Begin met het inventariseren van alle huidige SAP-gebruikers en hun activiteiten om te bepalen welke S/4HANA-licentietypen zij nodig hebben.

De kostencalculatie omvat verschillende componenten:

1. Conversie van bestaande licenties: Bepaal welke huidige licenties kunnen worden geconverteerd en welke nieuwe licenties nodig zijn.
2. Digital Access-behoeften: Identificeer alle systemen en processen die indirect toegang tot S/4HANA-data nodig hebben.
3. Maintenancekosten: Bereken de nieuwe supportkosten voor S/4HANA-licenties.
4. Compliancebuffer: Voeg een buffer toe voor onvoorziene licentiebehoeften tijdens de migratie.

Het is belangrijk om verschillende scenario’s door te rekenen, omdat de werkelijke kosten kunnen variëren afhankelijk van uw migratiestrategie en timing.

Wanneer moet je je SAP-licenties heronderhandelen voor S/4HANA?

Het optimale moment voor heronderhandeling van SAP-licenties is 12-18 maanden voordat uw huidige maintenancecontract afloopt, en idealiter voordat u begint met de technische planning van uw S/4HANA-migratie.

Vroege heronderhandeling biedt verschillende strategische voordelen. Ten eerste krijgt u meer tijd om de complexe licentiestructuur van S/4HANA te begrijpen en optimale voorwaarden te onderhandelen. Ten tweede kunt u potentiële kostenbesparingen realiseren door uw huidige licentieportfolio te optimaliseren voordat u migreert.

Specifieke triggers voor heronderhandeling zijn:

• Aankomende verlenging van uw SAP-maintenancecontract
• Significante wijzigingen in gebruikersaantallen of bedrijfsprocessen
• Introductie van nieuwe SAP-producten in uw roadmap
• Wijzigingen in uw IT-strategie of cloudplannen

Een proactieve aanpak voorkomt dat u tijdens uw migratie vastloopt in ongunstige contractvoorwaarden.

Wat zijn de grootste licentierisico’s bij een S/4HANA-migratie?

De grootste licentierisico’s bij een S/4HANA-migratie zijn non-compliance tijdens de transitieperiode, onderschatting van Digital Access-behoeften en onverwachte kostenstijgingen door verkeerde licentiekeuzes.

Compliance-risico’s ontstaan doordat organisaties tijdens de migratie vaak een hybride omgeving draaien, waarbij zowel oude als nieuwe licentiemodellen gelijktijdig actief zijn. Dit creëert complexe compliance-scenario’s die moeilijk te monitoren zijn zonder gespecialiseerde expertise.

Digital Access-licenties vormen een ander significant risico. Veel organisaties onderschatten hoeveel third-party-systemen, interfaces en geautomatiseerde processen indirect toegang hebben tot SAP-data. Elk van deze integraties kan Digital Access-licenties vereisen, wat kan leiden tot substantiële, onverwachte kosten.

Andere kritieke risico’s omvatten:

• Vendor lock-in: Ongunstige contractvoorwaarden die de flexibiliteit beperken
• Ondercapaciteit: Te weinig licenties kopen en later tegen hogere prijzen bijkopen
• Overcapaciteit: Te veel licenties kopen voor onzekere toekomstige behoeften
• Audit exposure: Verhoogd risico op SAP-audits tijdens transitieperiodes

Een S/4HANA-migratie is een complexe onderneming waarbij licentie-optimalisatie cruciaal is voor succes. Door vooraf de impact te analyseren en proactief te onderhandelen, kunt u aanzienlijke kosten besparen en risico’s minimaliseren. Wilt u meer weten over hoe wij u kunnen helpen bij uw S/4HANA-licentiestrategie? Neem contact met ons op of plan een afspraak voor een vrijblijvende analyse van uw situatie.