Hoe krijg je overzicht over al je actieve Power BI licenties?

Overzicht over je actieve Power BI-licenties krijg je via het Microsoft 365-beheercentrum, waar je per gebruiker kunt zien welke licenties zijn toegewezen en wanneer ze voor het laatst zijn gebruikt. Voor organisaties met honderden of duizenden gebruikers is dit echter zelden voldoende: je hebt aanvullende rapportages nodig om echt inzicht te krijgen in gebruik, verspilling en optimalisatiemogelijkheden. Wil je direct sparren over jouw situatie? Neem gerust contact op, wij helpen je graag verder. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het in kaart brengen van je Power BI-licentieomgeving.

Waar staan je Power BI-licenties eigenlijk geregistreerd?

Power BI-licenties worden geregistreerd in het Microsoft 365-beheercentrum, onder het tabblad Facturering en vervolgens Licenties. Hier zie je hoeveel licenties je hebt aangeschaft, hoeveel er zijn toegewezen aan gebruikers, en welk licentietype het betreft. Dit is het centrale startpunt voor ieder overzicht.

Naast het beheercentrum zijn er twee andere plekken die relevant zijn. Ten eerste de Power BI-beheerportal, bereikbaar via app.powerbi.com. Hierin vind je gebruiksstatistieken op tenant-niveau, zoals het aantal actieve gebruikers per maand en welke werkruimten worden gebruikt. Ten tweede Azure Active Directory, waar je licentietoewijzingen op gebruikersniveau kunt exporteren via rapporten of PowerShell-scripts.

Voor een volledig beeld heb je doorgaans alle drie nodig. Het Microsoft 365-beheercentrum vertelt je wat je hebt, de Power BI-beheerportal vertelt je wat er daadwerkelijk wordt gebruikt, en Azure Active Directory helpt je om dat te koppelen aan specifieke gebruikers en groepen.

Wat is het verschil tussen een toegewezen en een actief gebruikte Power BI-licentie?

Een toegewezen Power BI-licentie is een licentie die aan een gebruiker is gekoppeld in het beheersysteem. Een actief gebruikte licentie is een licentie waarbij de gebruiker zich ook daadwerkelijk heeft aangemeld bij Power BI en er inhoud mee heeft bekeken of gecreëerd binnen een bepaalde periode. Het verschil tussen deze twee getallen is je potentiële verspilling.

In de praktijk zien we bij veel organisaties dat een aanzienlijk deel van de toegewezen licenties nauwelijks of nooit wordt gebruikt. Dit kan komen door medewerkers die van functie zijn gewisseld, projecten die zijn afgerond, of licenties die bij onboarding standaard werden uitgedeeld zonder dat er een duidelijke behoefte was.

Microsoft registreert activiteit op basis van aanmeldingen en interacties binnen de Power BI-service. Als een gebruiker dertig dagen of langer geen activiteit heeft vertoond, beschouwt Microsoft die licentie als inactief. Dit gegeven is waardevol bij het beoordelen van waar ruimte zit voor optimalisatie.

Hoe zie je welke gebruikers hun Power BI-licentie niet gebruiken?

Je ziet welke gebruikers hun Power BI-licentie niet gebruiken via de gebruiksrapporten in de Power BI-beheerportal en via de Microsoft 365-gebruiksanalyse. In de beheerportal kun je als Power BI-beheerder een gebruiksmetriekenrapport inzien dat aanmeldingen en activiteiten per gebruiker weergeeft over een instelbare periode.

Een praktische aanpak werkt als volgt:

1. Open het Microsoft 365-beheercentrum en ga naar Rapporten, dan Gebruik.
2. Selecteer Power BI in de lijst met applicaties.
3. Exporteer het rapport naar Excel en filter op gebruikers die de afgelopen dertig, zestig of negentig dagen geen activiteit hebben vertoond.
4. Vergelijk deze lijst met de toegewezen licenties om te bepalen wie een licentie heeft maar die niet gebruikt.

Voor grotere omgevingen is het ook mogelijk om via Microsoft Graph API of PowerShell geautomatiseerde rapporten op te halen. Dit is met name nuttig als je de analyse periodiek wilt herhalen, bijvoorbeeld ieder kwartaal of voor een contractverlenging.

Welke Power BI-licentietypes bestaan er en welke heb jij in gebruik?

Power BI kent drie hoofdlicentietypes: Power BI Free, Power BI Pro en Power BI Premium. Power BI Free biedt beperkte mogelijkheden voor individueel gebruik zonder deelfunctionaliteit. Power BI Pro is de standaard betaalde licentie voor samenwerken en delen van rapporten. Power BI Premium is een capaciteitslicentie die toegang biedt aan grote gebruikersgroepen zonder dat iedereen een Pro-licentie nodig heeft.

Naast deze drie bestaat er ook Power BI Premium Per User, een tussenvariant die Premium-functionaliteit biedt op individueel gebruikersniveau. Welk type jouw organisatie in gebruik heeft, zie je in het Microsoft 365-beheercentrum onder Facturering, Uw producten.

Een veelgemaakte fout is het ongecontroleerd opschalen van Pro naar Premium of Premium Per User, zonder goed te beoordelen of de extra functionaliteit daadwerkelijk nodig is. De prijsverschillen zijn aanzienlijk: de stap van Pro naar Premium kan de kosten per gebruiker verdrievoudigen. Onze Microsoft-licentieoptimalisatie helpt organisaties precies dit soort onbedoelde kostenstijgingen te voorkomen.

Wanneer is het slim om Power BI-licenties te herstructureren?

Het is slim om Power BI-licenties te herstructureren wanneer je organisatie groeit of krimpt, wanneer een contractverlenging nadert, of wanneer je signaleert dat een groot deel van de toegewezen licenties inactief is. Dit zijn de momenten waarop herstructurering direct financieel voordeel oplevert.

Specifieke situaties die een herstructurering rechtvaardigen:

• Je nadert de verlengingsdatum van je Enterprise Agreement of Microsoft 365-abonnement.
• Je hebt meer dan twintig procent inactieve Power BI-licenties in je omgeving.
• Je organisatie heeft recent gefuseerd, afgesplitst of medewerkers uitgestroomd.
• Je overweegt de overstap naar Power BI Premium maar weet niet of de businesscase klopt.
• Je krijgt onverwachte facturen door automatisch toegewezen licenties bij nieuwe gebruikers.

Het moment van contractverlenging is strategisch het krachtigst: je hebt dan de meeste onderhandelingsruimte en kunt aanpassingen doorvoeren zonder extra kosten. Wacht je te lang, dan betaal je opnieuw een volledig jaar voor licenties die je niet nodig hebt.

Wat kun je doen als je te veel Power BI-licenties betaalt?

Als je te veel Power BI-licenties betaalt, zijn er drie directe acties die je kunt nemen: inactieve licenties intrekken, licentietypes afstemmen op daadwerkelijk gebruik, en bij de volgende contractverlenging het aantal licenties naar beneden bijstellen. Dit zijn de meest effectieve manieren om snel kosten te reduceren.

Begin met het inventariseren van inactieve gebruikers via de stappen die eerder in dit artikel zijn beschreven. Zodra je weet wie zijn licentie niet gebruikt, kun je die intrekken via het Microsoft 365-beheercentrum. Vrijgekomen licenties kunnen worden herverdeeld aan nieuwe medewerkers zonder dat je extra licenties hoeft aan te schaffen.

Kijk daarnaast kritisch naar het licentietype. Niet iedere gebruiker die Power BI gebruikt, heeft een Pro-licentie nodig. Medewerkers die alleen rapporten bekijken maar zelf niets publiceren, kunnen in sommige gevallen volstaan met een Free-licentie of met toegang via een Premium-capaciteit die al beschikbaar is in jouw omgeving.

Tot slot loont het om bij contractverlenging actief te onderhandelen over het aantal licenties en de prijs per licentie. Microsoft biedt hierin meer ruimte dan veel organisaties verwachten, zeker als je goed onderbouwd kunt aantonen wat je daadwerkelijk nodig hebt. Wil je hier professionele ondersteuning bij? Plan een afspraak en we kijken samen naar de beste aanpak voor jouw organisatie.