Hoe bereid je een Power BI licentie-inventarisatie voor?

Een Power BI-licentie-inventarisatie begin je door in het Microsoft 365 Admin Center een volledig overzicht te exporteren van alle toegewezen licenties, waarna je gebruiksdata uit de Power BI Admin Portal combineert met die toewijzingen om actief gebruik te vergelijken met waar je voor betaalt. Dit proces geldt voor elke organisatie met meerdere Power BI-gebruikers en vormt de basis voor structurele kostenoptimalisatie. Wil je direct sparren over jouw situatie? Neem gerust contact op en wij helpen je verder.

Welke Power BI-licentietypen moet je inventariseren?

Bij een Power BI-licentie-inventarisatie breng je drie hoofdtypen in kaart: Power BI Free, Power BI Pro en Power BI Premium Per User (PPU). Daarnaast inventariseer je eventuele Power BI Premium Per Capacity-licenties (P-SKU’s) die op organisatieniveau worden afgenomen en niet aan individuele gebruikers gekoppeld zijn.

Het onderscheid tussen deze typen is cruciaal, omdat de kostenverschillen aanzienlijk zijn. Power BI Free is gratis maar biedt geen mogelijkheid om rapporten te delen binnen de organisatie. Power BI Pro geeft gebruikers volledige deelmogelijkheden en is de meest voorkomende betaalde variant. Power BI Premium Per User voegt geavanceerde AI-functies, grotere datasetlimieten en paginated reports toe, maar kost ruwweg drie keer zoveel als Pro. Een Premium Per Capacity-licentie brengt vaste maandelijkse capaciteitskosten met zich mee, ongeacht het aantal gebruikers, wat voordelig kan zijn bij hoge gebruikersaantallen.

Veel organisaties ontdekken tijdens een inventarisatie dat een deel van hun gebruikers een PPU-licentie heeft terwijl ze feitelijk alleen Pro-functionaliteit nodig hebben. Dat is precies het soort inefficiëntie dat een gedegen inventarisatie blootlegt.

Waar vind je een volledig overzicht van toegewezen Power BI-licenties?

Een volledig overzicht van toegewezen Power BI-licenties vind je in het Microsoft 365 Admin Center, onder het menu Facturering en vervolgens Licenties. Hier zie je per licentieplan hoeveel licenties zijn aangeschaft en hoeveel er zijn toegewezen aan gebruikers. Via de gebruikerslijst kun je per persoon zien welke licentie actief is.

Voor een gedetailleerder exportbestand gebruik je het Microsoft 365 Admin Center in combinatie met PowerShell. Met de juiste cmdlets exporteer je een CSV-bestand met alle gebruikers, hun toegewezen licenties en de bijbehorende serviceplannen. Dit geeft meer detail dan de webinterface alleen.

Aanvullend biedt de Power BI Admin Portal, bereikbaar via app.powerbi.com/admin-portal, inzicht in de tenant-instellingen en het aantal gebruikers dat actief is binnen de Power BI-omgeving. Combineer beide bronnen voor een compleet beeld: het Admin Center vertelt je wie een licentie heeft, de Power BI Admin Portal vertelt je wie er ook daadwerkelijk mee werkt.

Hoe stel je vast welke Power BI-licenties daadwerkelijk worden gebruikt?

Je stelt het daadwerkelijke gebruik van Power BI-licenties vast door de gebruiksrapporten in de Power BI Admin Portal te analyseren. Onder het tabblad Gebruiksmetrieken zie je welke gebruikers rapporten hebben geopend, gepubliceerd of gedeeld in een bepaalde periode. Gebruikers zonder activiteit in de afgelopen 30 tot 90 dagen zijn kandidaten voor licentieafbouw.

Microsoft biedt ook de Microsoft 365 Gebruiksanalyse-app aan binnen Power BI zelf, waarmee je activiteitsdata per gebruiker en per product kunt visualiseren. Dit is een praktische manier om inactieve gebruikers systematisch te identificeren zonder handmatig door lijsten te zoeken.

Let op dat seizoensgebonden gebruik een vertekend beeld kan geven. Een medewerker die kwartaalrapportages maakt, is misschien slechts drie weken per kwartaal actief maar heeft de licentie wel degelijk nodig. Beoordeel gebruikspatronen daarom over een langere periode, bij voorkeur twaalf maanden, voordat je conclusies trekt over welke licenties overbodig zijn.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij een Power BI-licentie-inventarisatie?

De meest gemaakte fout bij een Power BI-licentie-inventarisatie is het gelijkstellen van een toegewezen licentie aan actief gebruik. Een licentie die is toegewezen maar nooit wordt gebruikt, kost evenveel als een intensief gebruikte licentie. Alleen kijken naar toewijzingen zonder gebruiksdata te analyseren leidt tot een onvolledig en misleidend beeld.

Andere veelgemaakte fouten zijn:

• Te korte meetperiode hanteren: Inactiviteit over 30 dagen zegt weinig als iemand kwartaalcycli heeft. Meet altijd over minimaal zes tot twaalf maanden.
• Premium Per Capacity vergeten: P-SKU’s staan niet op gebruikersniveau en worden daardoor vaak over het hoofd gezien in een gebruikersgerichte inventarisatie.
• Geen onderscheid maken tussen licentietypen: Pro en PPU door elkaar behandelen leidt tot verkeerde conclusies over wat gedowngraded kan worden.
• Geen eigenaar koppelen aan werkruimten: Werkruimten zonder actieve eigenaar blijven licentiekosten genereren zonder dat iemand verantwoordelijkheid draagt.
• Inventarisatie als eenmalige actie zien: Licentiegebruik verandert continu door personeelswisselingen en nieuwe projecten. Een inventarisatie is geen eenmalige exercitie maar een terugkerend proces.

Wanneer is een Power BI-licentie-audit verplicht of urgent?

Een Power BI-licentie-audit is urgent wanneer je organisatie een Microsoft Enterprise Agreement verlengt, een significant aantal medewerkers in dienst neemt of laat gaan, of wanneer Microsoft een prijsverhoging aankondigt. Dit zijn de momenten waarop de financiële impact van een suboptimale licentiemix het grootst is en snelle actie de meeste waarde oplevert.

Formeel verplicht is een audit niet in de zin dat Microsoft je dwingt er een uit te voeren, maar Microsoft behoudt zich het recht voor om een software-audit te initiëren als onderdeel van een Enterprise Agreement. Als je bij zo’n audit niet kunt aantonen dat je licenties correct zijn toegewezen en gebruikt, loop je het risico op naheffingen of verplichte licentieaankopen.

Urgente situaties die een directe inventarisatie rechtvaardigen, zijn ook: een onverwachte factuurstijging voor Power BI, een fusie of overname waarbij twee licentieomgevingen samenkomen, of een interne melding dat medewerkers de verkeerde licenties hebben. In al deze gevallen geeft een grondige inventarisatie de feitelijke basis om snel en onderbouwd beslissingen te nemen.

Hoe gebruik je de inventarisatie als basis voor licentieoptimalisatie?

De inventarisatie gebruik je als basis voor licentieoptimalisatie door de verzamelde data te vertalen naar drie concrete acties: het intrekken van ongebruikte licenties, het downgraden van licenties naar een lager niveau waar dat functioneel volstaat, en het heroverwegen van de licentiemix op organisatieniveau, bijvoorbeeld door Premium Per Capacity af te wegen tegen individuele Pro-licenties bij hoge gebruikersaantallen.

Begin met het segmenteren van gebruikers in drie groepen: actieve gebruikers die de juiste licentie hebben, actieve gebruikers met een te dure licentie voor hun gebruik, en inactieve gebruikers met een actieve licentie. Die laatste twee groepen vormen je directe besparingspotentieel.

Vervolgens stel je een optimalisatieplan op met prioriteiten op basis van kostimpact en risico. Licenties intrekken van medewerkers die de organisatie al verlaten hebben is risicoloos en levert direct resultaat. Downgraden van PPU naar Pro vereist een gesprek met de gebruiker en diens leidinggevende om te bevestigen dat de geavanceerde functies niet nodig zijn.

Een goed uitgevoerde inventarisatie is ook de basis voor betere onderhandelingen bij contractvernieuwing. Als je met concrete gebruiksdata aan tafel zit, sta je sterker dan wanneer je alleen op aannames vertrouwt. Wij ondersteunen organisaties bij precies dit traject via onze Microsoft licentie-optimalisatie-aanpak, waarbij de inventarisatie het startpunt vormt voor een bredere analyse van de volledige Microsoft-omgeving. Wil je weten wat een inventarisatie voor jouw organisatie kan opleveren? Plan een afspraak en we kijken het samen door.