In de wereld van IT-uitgaven is optimalisatie de sleutel tot succes. Te vaak zien we organisaties die overmatig investeren in Microsoft licenties en cloudabonnementen zonder volledig gebruik te maken van de beschikbare functionaliteit. Dit leidt tot onnodige kosten. Maar er is goed nieuws – door eenvoudige stappen te nemen en enkele belangrijke adviezen in overweging te nemen, kunt u besparingen realiseren en kosten vermijden.
Stap 1: Optimalisatie van O365/M365 gebruikersprofielen
Een belangrijke eerste stap naar kostenbesparing is een grondige evaluatie van uw huidige licenties en abonnementen. Neem de tijd om te analyseren welke licenties u momenteel in bezit heeft, wie deze gebruikt en welke functies en apps werkelijk van essentieel belang zijn voor uw organisatie. Deze evaluatie biedt u waardevol inzicht in waar besparingsmogelijkheden liggen en welke licenties wellicht niet langer noodzakelijk zijn. We zien vaak dat organisaties te uitgebreide suites in gebruik hebben, wat resulteert in onnodige kosten. Door de juiste licenties toe te wijzen aan de juiste gebruikers kunt u direct besparen.
Stap 2: Licentiebeheer
Een ander veelvoorkomend probleem is het ontstaan van non-compliance als gevolg van onjuist licentiebeheer bij het in- en uitdiensttreden van medewerkers. Het niet aanmelden leidt tot incompliance en het risico tot juridische problemen en reputatieschade. Het niet afmelden zorgt ervoor dat u voor abonnementen gaat betalen waar u geen gebruik van maakt en dus onnodig hoge licentiekosten heeft. Een grondige inventarisatie en een geautomatiseerd licentiebeheersysteem kunnen dit voorkomen.
Stap 3: Verwijder wildgroei en consolideer
Een overdaad aan verschillende licenties en abonnementen kan verwarrend en kostbaar zijn. Door overbodige licenties te verwijderen en te consolideren, kunt u aanzienlijke kostenbesparingen realiseren.
Stap 4: Onderhandelingen en contracten
Een grondige inventarisatie van het huidige gebruik en de toekomstige behoeften voor de komende 3 tot 6 jaar biedt de mogelijkheid om onderhandelingen voor te bereiden die zijn afgestemd op de werkelijke vereisten. Samenwerken aan een strategie voor prijsonderhandelingen en contractvoorwaarden legt de basis voor het behalen van financiële voordelen na afloop van de onderhandelingen. Met een van de onderhandelingsexperts van BeSharp Experts kunt u vervolgens een (nieuwe) overeenkomst uitonderhandelen op basis van de best mogelijke prijsvoorwaarden en condities. Onze onderhandelaars hebben ruime ervaring en beschikken over een diepgaand begrip van wat wel en niet haalbaar is, wat essentieel is om het beste resultaat te bereiken.
Stap 5: Blijf scherp op het gebruik na het nieuwe contract
Het onderhandelen over gunstige prijzen en voorwaarden is een uitstekende start van een 3-jarig contract. Echter, het is belangrijk te realiseren dat dit niet automatisch betekent dat de wildgroei van licenties en compliance volledig onder controle is. Licentieregels veranderen vaak, en als je er niet dagelijks mee bezig bent, loopt u risico op wildgroei en compliance-issues.
Het is van essentieel belang om voortdurend alert te blijven op mogelijke wildgroei en compliance issues, zelfs nadat de overeenkomst is ondertekend. Bij BeSharp Experts bieden wij StaySharp Managed Services, de oplossing om u te helpen dit risico tot een minimum te beperken en ervoor te zorgen dat u in controle blijft zonder onnodige kosten te maken. Blijf proactief beheren en monitoren om onverwachte uitgaven te vermijden.
Als onderdeel van onze StaySharp Managed Services voeren wij jaarlijks ook een controle uit op de uitvoering van uw eerder geplande roadmap. Zijn alle producten gebruikt zoals oorspronkelijk gepland, of zijn er wijzigingen aangebracht of vertragingen opgetreden? Dit helpt u te waarborgen dat uw IT-investeringen optimaal worden benut en dat er geen middelen worden verspild aan ongebruikte licenties.
Heeft u vragen over dit onderwerp of wilt u meer advies? Aarzel niet om direct contact met ons op te nemen om de mogelijkheden te bespreken.
085-0070484
kevin.pastor@besharpexperts.com