Onderscheid tussen Jaarrapportage en True-Ups in Microsoft Enterprise Overeenkomsten
Binnen de wereld van Microsoft Enterprise Overeenkomsten en abonnementscontracten spelen termen als “Jaarrapportage” en “True-Up” een cruciale rol bij het beheren van softwarelicenties en het waarborgen van naleving. Hoewel deze termen aanvankelijk op elkaar kunnen lijken, hebben ze elk een specifieke betekenis binnen het domein van softwarelicenties. Laten we dieper ingaan op de belangrijkste verschillen tussen Jaarrapportages en True-Ups en hun betekenis ontrafelen.
Jaarrapportages: Een uitgebreid overzicht
Een Jaarrapportage is een procedureel aspect binnen het Enterprise Agreement Subscription contract. Het houdt in dat er jaarlijks wordt betaald voor het totale aantal licenties voor Microsoft-producten en -diensten waar een bedrijf mee heeft ingestemd. Dit rapport weerspiegelt de voortdurende toewijding aan licenties die door de organisatie is gemaakt. Het fungeert als een momentopname van het licentielandschap voor producten en diensten die onder de overeenkomst vallen.
True-Ups: Naleving waarborgen door verificatie
Daarentegen is een True-Up een essentiële procedure binnen de Enterprise Overeenkomst zelf. Het omvat een jaarlijkse verificatie om vast te stellen welke licenties een organisatie het afgelopen jaar heeft gebruikt, bovenop de initiële bestelling. Dit proces omvat ook vervolgstappen, inclusief betalingen, om ervoor te zorgen dat eventuele aanvullende licenties worden verworven. Het voornaamste doel is om naleving van licentievoorwaarden te waarborgen.
Het is echter belangrijk op te merken dat er geen “True-Down” optie beschikbaar is voor softwareproducten, wat betekent dat je niet minder licenties kunt aanschaffen dan oorspronkelijk overeengekomen.
Het True-Up proces begrijpen
Een Enterprise Overeenkomst vereist jaarlijks een True-Up, waarbij het aantal gebruikte licenties wordt vergeleken met de licenties die zijn aangeschaft in de initiële bestelling. Dit proces stelt bedrijven in staat hun licentieaantallen aan te passen en indien nodig aanvullende licenties te verkrijgen.
Daarnaast dient de True-Up als een middel voor Microsoft om te waarborgen dat een organisatie zich houdt aan de licentievoorwaarden voor verschillende producten en diensten. Over het algemeen wordt elke groei gedurende het contractjaar meegenomen in de True-Up, inclusief de mogelijke vermindering van cloudservices.
Helaas geldt het “True-Down” principe niet voor software (tenzij beschikbaar als een abonnement).
Alle wijzigingen die gedurende het jaar zijn doorgevoerd, moeten worden verzoend in een True-Up Rapport of een Update Statement, die 30 – 60 dagen voor de verjaardag van je Enterprise Overeenkomst moeten worden ingediend.
Het True-Up proces waarborgt dat bedrijven het juiste aantal licenties hebben om het softwaregebruik te dekken. Omdat producten uit het initiële (renewal)rapport vaste prijzen hebben, helpt het True-Up proces organisaties bij het opstellen van budgetten voor softwaregerelateerde kosten.
Voordelen van een True-Up: Profiteren van nauwkeurigheid en naleving
Een van de opvallende voordelen van het True-Up proces is de rol die het speelt bij het helpen van organisaties om te voldoen aan softwarelicentieovereenkomsten. Veel softwareleveranciers vereisen dat nauwkeurige gegevens worden bijgehouden over softwaregebruik en dat volledige licenties worden verkregen voor alle gebruikte software. Het niet voldoen aan deze vereisten kan leiden tot boetes en juridische gevolgen, wat zowel kostbaar als ontwrichtend kan zijn.
Naast naleving stelt een True-Up organisaties in staat om hun softwarebehoeften nauwkeurig te beoordelen en dienovereenkomstig aanpassingen te maken. Door een True-Up uit te voeren, kunnen bedrijven gebieden identificeren waar ze mogelijk te veel of te weinig gelicentieerd zijn (met name voor (cloud) abonnementen) en passende aanpassingen maken, waardoor software-uitgaven worden geoptimaliseerd en onnodige kosten worden geminimaliseerd.
Deskundige ondersteuning bij nauwkeurige rapportage
De complexiteit van Jaarrapportages en True-Ups kan overweldigend zijn. Bij BeSharp staan onze experts klaar om begeleiding en ondersteuning te bieden bij het nauwkeurig rapporteren van uw softwaregebruik. Neem vandaag nog contact met ons op voor persoonlijk advies en op maat gemaakte oplossingen.