SAP verandert zijn licentiemodellen en commerciële voorwaarden. De overgang naar SAP S/4HANA, nieuwe cloudoplossingen en het gebruik van AI hebben directe gevolgen voor de kosten en contractuele verplichtingen van organisaties. Ook de onderhoudsvoorwaarden voor bestaande SAP-omgevingen veranderen.

Voor CIO’s, IT-managers en procurement managers ontstaat daardoor een nieuw vraagstuk: hoe houdt u grip op SAP-licenties wanneer een groter deel van de kosten afhankelijk wordt van capaciteit en daadwerkelijk gebruik?

Traditionele licentieoptimalisatie is daarvoor niet meer voldoende. Organisaties moeten niet alleen weten welke licenties zij hebben aangeschaft, maar ook hoeveel capaciteit zij gebruiken, welke AI-functionaliteiten worden ingezet en welke financiële verplichtingen uit hun contracten voortkomen.

De gevolgen zijn niet altijd direct zichtbaar. Een nieuwe SAP-dienst kan aanvankelijk binnen het beschikbare budget passen. Wanneer het gebruik groeit, kunnen echter aanvullende kosten ontstaan. Ook contractuele beperkingen kunnen het lastig maken om capaciteit of afgenomen diensten aan te passen.

Daarom vraagt de ontwikkeling van het SAP-portfolio om een bredere aanpak. SAP-licentiebeheer, kostenoptimalisatie en contractstrategie moeten in samenhang worden beoordeeld.

Waarom veranderen de SAP-licentiemodellen?

SAP ontwikkelt zijn portfolio verder richting cloud, data en AI. Tegelijkertijd veranderen de commerciële modellen waarmee organisaties deze diensten afnemen.

Waar traditionele SAP-licenties vooral waren gebaseerd op gebruiksrechten, gebruikers en bepaalde productmetrics, spelen bij nieuwe diensten ook abonnementen, capaciteit en verbruik een rol.

Dat verschil is belangrijk.

Bij traditionele licenties ligt de nadruk op het vaststellen van de juiste gebruiksrechten. Bij verbruiksafhankelijke modellen moet een organisatie daarnaast voortdurend inzicht hebben in het daadwerkelijke gebruik.

Dit vraagt om een andere manier van kostenbeheer.

Een organisatie die bijvoorbeeld SAP Business Data Cloud inzet, moet vooraf bepalen welke capaciteit nodig is. Bij SAP Business AI moet zij bovendien begrijpen hoe het gebruik van verschillende AI-functionaliteiten wordt gemeten.

De financiële impact kan daardoor tijdens de looptijd van een contract veranderen.

Voor software asset management betekent dit dat licentiebeheer steeds nauwer moet samenwerken met cloud governance en FinOps. Alleen controleren of de juiste licenties aanwezig zijn, geeft onvoldoende inzicht in de totale kosten.

SAP ECC: wat betekent het einde van onderhoud in 2027?

Voor organisaties die nog gebruikmaken van SAP ECC is het einde van reguliere ondersteuning een belangrijk aandachtspunt.

SAP heeft aangekondigd dat mainstream maintenance voor de betreffende kernapplicaties van SAP Business Suite 7 doorloopt tot en met 31 december 2027. Voor de betreffende versies van SAP ERP 6.0, waaronder Enhancement Packages 6, 7 en 8, is daarna optionele extended maintenance beschikbaar tot en met 31 december 2030.

Deze extended maintenance brengt een toeslag van twee procentpunten op de bestaande onderhoudsbasis met zich mee.

Organisaties die geen gebruikmaken van deze mogelijkheid, vallen na afloop van mainstream maintenance onder customer-specific maintenance.

Let op: de onderhoudsstatus verschilt per productversie en enhancement package. Voor oudere SAP ERP 6.0-versies is mainstream maintenance bijvoorbeeld al eerder geëindigd. Controle van de exacte systeemversie is daarom noodzakelijk.

Welke opties heeft uw organisatie?

Organisaties die nog met SAP ECC werken, moeten verschillende scenario’s beoordelen.

Een migratie naar SAP S/4HANA kan de gewenste strategische richting zijn. Toch is het niet verstandig om uitsluitend vanuit de onderhoudsdeadline een migratiebesluit te nemen.

Ook de volgende mogelijkheden verdienen aandacht:

• Migratie naar SAP S/4HANA: beoordelen van licenties, conversievoorwaarden, implementatiekosten en onderhoud.
• Extended maintenance: onderzoeken of extra onderhoudstijd financieel en operationeel verantwoord is.
• Customer-specific maintenance: vaststellen welke ondersteuning beschikbaar blijft en welke risico’s ontstaan.
• Optimalisatie van de bestaande omgeving: bestaande licentierechten en het daadwerkelijke gebruik opnieuw beoordelen.

De juiste keuze hangt af van de technische situatie, de bedrijfsstrategie en de commerciële voorwaarden.

Een migratie kan bijvoorbeeld aanzienlijke investeringen vragen. Extended maintenance kan daarentegen extra tijd bieden om de overgang zorgvuldig voor te bereiden.

De belangrijkste vraag is daarom niet alleen wanneer uw organisatie moet migreren, maar welk scenario over de volledige contractperiode financieel en strategisch het meest verantwoord is.

Europese Commissie: meer flexibiliteit voor SAP-on-premisescontracten

Op 9 juli 2026 accepteerde de Europese Commissie juridisch bindende toezeggingen van SAP over onderhoud en support voor on-premises ERP-software. De aangepaste voorwaarden zijn vanaf 10 juli 2026 van kracht.

De afspraken zijn bedoeld om de transparantie, voorspelbaarheid en keuzevrijheid voor SAP-klanten te verbeteren.

De toezeggingen hebben onder meer betrekking op de keuze van supportproviders, het aanpassen of beëindigen van bepaalde contractuele verplichtingen en de voorwaarden voor het opnieuw activeren van onderhoud.

Ook zijn de voorwaarden voor achterstallige onderhoudsbetalingen aangepast. SAP heeft onder meer toegezegd de heractiveringsvergoeding te laten vervallen en de achterstallige onderhoudsbetalingen te begrenzen.

Voor organisaties met omvangrijke SAP-on-premisesomgevingen kan dit relevante commerciële mogelijkheden opleveren.

Denk bijvoorbeeld aan organisaties die hun SAP-landschap willen verkleinen, bepaalde onderdelen willen uitfaseren of alternatieve supportmogelijkheden willen onderzoeken.

Daarbij is het belangrijk om bestaande contracten opnieuw te beoordelen. De nieuwe toezeggingen betekenen namelijk niet dat iedere klant automatisch dezelfde contractuele aanpassingen kan doorvoeren. De specifieke voorwaarden en toepasselijkheid moeten per situatie worden onderzocht.

Voor procurement en legal ontstaat daarmee een concreet aandachtspunt: sluit uw huidige SAP-contract nog aan bij de mogelijkheden die inmiddels beschikbaar zijn?

Een contractverlenging zonder deze beoordeling kan betekenen dat uw organisatie commerciële mogelijkheden onbenut laat.

Onafhankelijke contractanalyse helpt om vast te stellen welke rechten, mogelijkheden en beperkingen daadwerkelijk op uw SAP-omgeving van toepassing zijn.

SAP Business Data Cloud: grip houden op Capacity Units

SAP Business Data Cloud speelt een belangrijke rol in de verdere ontwikkeling van SAP’s data- en analyticsportfolio.

De commerciële afspraken maken gebruik van Capacity Units (CU’s). De hoeveelheid beschikbare capaciteit en de verdeling daarvan over verschillende onderdelen zijn afhankelijk van de afgenomen diensten en contractuele afspraken.

Dat vraagt om een andere manier van plannen en beheren.

Bij een traditioneel licentiemodel staat vaak het aantal gebruikers of de omvang van de gebruiksrechten centraal. Bij een capaciteitsmodel moet de organisatie ook beoordelen hoeveel capaciteit daadwerkelijk nodig is.

Een verkeerde inschatting kan financiële gevolgen hebben.

Wanneer een organisatie te veel capaciteit afneemt, bestaat het risico dat een deel daarvan onvoldoende wordt benut. Een te krappe inschatting kan juist leiden tot aanvullende capaciteitsbehoeften.

Daarom moet een capaciteitsanalyse niet uitsluitend gebaseerd zijn op de verwachte technische inrichting. Ook de werkelijke workloads, groeiverwachtingen en contractuele aanpassingsmogelijkheden zijn relevant.

Waar moet u op letten bij Capacity Units?

Bij de aanschaf van SAP Business Data Cloud is het verstandig om vooraf een aantal zaken vast te leggen:

• Welke diensten en workloads worden daadwerkelijk gebruikt?
• Hoeveel capaciteit is daarvoor nodig?
• Hoe ontwikkelt de verwachte behoefte zich in de komende contractperiode?
• Welke mogelijkheden bestaan om capaciteit opnieuw te verdelen of aan te passen?
• Welke financiële gevolgen heeft een hogere of lagere capaciteitsbehoefte?

Deze vragen moeten onderdeel zijn van zowel de technische als de commerciële beoordeling.

Een capaciteitsmodel biedt flexibiliteit wanneer het goed aansluit op de werkelijke behoefte. Zonder voldoende inzicht kan hetzelfde model juist leiden tot onnodige kosten.

SAP AI Units: wat betekent AI-verbruik voor uw licentiekosten?

Naast capaciteitsgebaseerde modellen introduceert SAP een afzonderlijke commerciële meeteenheid voor bepaalde AI-functionaliteiten: AI Units.

SAP gebruikt AI Units als verbruiksmodel voor Premium AI-functionaliteiten binnen het SAP-portfolio.

De meetmethode verschilt per toepassing. Zo kunnen AI-agents worden afgerekend op basis van uitgevoerde acties. Andere functionaliteiten kunnen gebruikmaken van aanvragen of verwerkte records als meeteenheid.

Voor Joule for Consultants gelden afzonderlijke afspraken.

Volgens de gepubliceerde SAP-voorwaarden vervallen ongebruikte AI Units na twaalf maanden. Dat maakt het belangrijk om de verwachte behoefte zorgvuldig te bepalen.

Waarom kan AI-verbruik onverwacht oplopen?

Bij traditionele softwarelicenties is het aantal gebruikers vaak een belangrijke kostenfactor. Bij AI-functionaliteiten kan het verbruik ook toenemen zonder dat het aantal gebruikers verandert.

Een AI-agent kan bijvoorbeeld zelfstandig meerdere stappen uitvoeren binnen één bedrijfsproces. Afhankelijk van de toepassing kan iedere afzonderlijke actie bijdragen aan het totale verbruik.

Wanneer een organisatie AI steeds breder inzet, kan de behoefte aan AI Units daardoor groeien.

Dat is niet noodzakelijk een probleem. Meer verbruik kan immers samengaan met hogere productiviteit en lagere operationele kosten.

De financiële afweging moet echter wel inzichtelijk blijven.

Organisaties moeten daarom vooraf bepalen:

• Welke AI-functionaliteiten daadwerkelijk worden ingezet.
• Hoe het verbruik per toepassing wordt gemeten.
• Hoeveel AI Units naar verwachting nodig zijn.
• Welke kosten ontstaan bij groeiend gebruik.
• Hoe ongebruikte AI Units en de vervaldatum worden meegenomen in de planning.

Ook is het verstandig om verantwoordelijkheden vast te leggen voor monitoring en budgetbewaking.

AI-adoptie zonder inzicht in het commerciële verbruik kan leiden tot kosten die onvoldoende aansluiten op de oorspronkelijke businesscase.

SAP-kosten beheersen: de nieuwe rol van software asset management

De veranderingen bij SAP maken duidelijk dat traditioneel software asset management moet worden uitgebreid.

Waar licentiebeheer zich vroeger vooral richtte op gebruiksrechten, aantallen en compliance, moeten organisaties nu ook capaciteits- en verbruiksgegevens meenemen.

Dat geldt voor cloudabonnementen, Capacity Units en AI Units.

Een geïntegreerde aanpak vraagt om samenwerking tussen verschillende afdelingen.

IT moet inzicht hebben in de technische inrichting en het daadwerkelijke gebruik. Procurement moet de contractuele voorwaarden en commerciële verplichtingen bewaken. Finance moet de kostenontwikkeling kunnen volgen. Software asset management moet deze informatie samenbrengen.

Zonder die samenwerking ontstaat versnipperd inzicht.

Een IT-afdeling kan bijvoorbeeld constateren dat een nieuwe AI-toepassing technisch succesvol is. Finance ziet vervolgens een stijging van de kosten, terwijl procurement onvoldoende inzicht heeft in de afspraken die aan het verbruik ten grondslag liggen.

Door deze informatie structureel te combineren, kan een organisatie eerder ingrijpen.

Dit betekent dat SAP-kostenbeheer niet langer uitsluitend een periodieke controle van licenties moet zijn. Het moet een continu proces worden waarin gebruik, capaciteit, contracten en financiële gevolgen gezamenlijk worden beoordeeld.

Vijf risico’s bij nieuwe SAP-contracten

Nieuwe SAP-diensten kunnen waarde toevoegen, maar de commerciële voorwaarden verdienen dezelfde aandacht als de technische functionaliteit.

In de praktijk zijn vijf risico’s bijzonder relevant.

1. Te veel capaciteit afnemen

Een organisatie die haar behoefte te ruim inschat, kan betalen voor capaciteit die niet volledig wordt benut. Een realistische workloadanalyse voorkomt dat aannames over toekomstige groei automatisch worden vertaald naar contractuele verplichtingen.

2. Onvoldoende inzicht in AI-verbruik

Wanneer AI-agents meerdere acties uitvoeren, kan het verbruik anders uitpakken dan vooraf verwacht. Monitoring en duidelijke afspraken over de meetmethoden zijn daarom noodzakelijk.

3. Contractuele flexibiliteit verliezen

Een aantrekkelijk instaptarief zegt weinig over de mogelijkheden om later af te schalen, diensten te wijzigen of een contract te beëindigen. Juist deze voorwaarden kunnen op langere termijn grote financiële gevolgen hebben.

4. Bestaande licentierechten niet optimaal benutten

Bij een migratie of uitbreiding van het SAP-landschap moet worden onderzocht welke bestaande licenties en onderhoudsafspraken relevant blijven. Anders bestaat het risico dat nieuwe rechten worden aangeschaft terwijl bestaande investeringen onvoldoende worden benut.

5. Technische keuzes te snel omzetten in commerciële verplichtingen

Een besluit om SAP S/4HANA, Business Data Cloud of AI-functionaliteiten te implementeren, betekent niet automatisch dat het voorgestelde commerciële model de beste keuze is.

Een technische businesscase en een commerciële businesscase moeten daarom afzonderlijk worden beoordeeld.

Hoe optimaliseert u SAP-licenties en contracten?

Grip op SAP-kosten begint met inzicht in de bestaande situatie.

Welke licenties zijn aangeschaft? Welke onderhoudsverplichtingen bestaan er? Hoeveel capaciteit wordt daadwerkelijk gebruikt? En welke contractuele beperkingen spelen een rol bij toekomstige veranderingen?

Op basis daarvan kan een organisatie verschillende scenario’s vergelijken.

Voor een ECC-omgeving kan dat bijvoorbeeld een vergelijking zijn tussen extended maintenance en een migratie naar SAP S/4HANA. Bij SAP Business Data Cloud ligt de nadruk meer op capaciteitsplanning en de verwachte kostenontwikkeling.

Een effectieve SAP-licentiestrategie bestaat uit vijf samenhangende onderdelen.

Licentieoptimalisatie

Vergelijk de bestaande licentierechten met het werkelijke gebruik. Onderzoek waar sprake is van overcapaciteit, ongebruikte rechten of mogelijkheden om bestaande investeringen beter te benutten.

Contractanalyse

Beoordeel prijsafspraken, onderhoudsvoorwaarden, verlengingen, beëindigingsmogelijkheden en verplichtingen bij veranderend gebruik.

Kostenmodellering

Bereken verschillende scenario’s voor migraties, cloudcapaciteit en AI-verbruik. Kijk daarbij niet alleen naar de initiële aanschaf, maar naar de totale kosten over de contractperiode.

Governance en monitoring

Leg vast wie verantwoordelijk is voor licentiebeheer, capaciteitsplanning en AI-verbruik. Zorg dat afwijkingen tijdig zichtbaar worden.

Strategische onderhandelingen

Toets commerciële voorstellen aan de werkelijke behoefte en bestaande rechten. Onderzoek welke voorwaarden bespreekbaar zijn en welke alternatieven beschikbaar zijn.

Het doel is niet om automatisch de goedkoopste SAP-oplossing te kiezen. Het gaat erom dat de organisatie alleen verplichtingen aangaat die passen bij haar behoeften, financiële kaders en strategische doelstellingen.

De meerwaarde van onafhankelijk SAP-licentieadvies

SAP-licentiebeheer en contractonderhandelingen vragen om specialistische kennis van zowel de commerciële modellen als de contractuele voorwaarden.

Organisaties moeten voorstellen van SAP daarom niet uitsluitend beoordelen op functionaliteit of de aangeboden prijs. Ook bestaande rechten, toekomstige verplichtingen en alternatieve scenario’s moeten worden meegenomen.

BeSharp Experts ondersteunt organisaties bij SAP-licentieoptimalisatie, contractanalyse en strategische onderhandelingen.

Daarbij staat het belang van de klant centraal. BeSharp Experts verkoopt geen SAP-software en opereert onafhankelijk van softwareleveranciers.

Dat betekent dat SAP-voorstellen vanuit een onafhankelijk commercieel perspectief kunnen worden beoordeeld.

De belangrijkste vragen zijn daarbij:

• Benut uw organisatie de bestaande SAP-licenties optimaal?
• Zijn de voorgestelde contractvoorwaarden commercieel passend?
• Is de afgenomen capaciteit afgestemd op de werkelijke behoefte?
• Zijn de financiële gevolgen van AI-verbruik voldoende inzichtelijk?
• Beschikt uw organisatie over voldoende onderhandelingsruimte?

Een onafhankelijke beoordeling kan helpen om onnodige kosten, contractuele beperkingen en toekomstige compliance-risico’s tijdig te identificeren.

Conclusie: behoud controle over SAP-kosten en contracten

De veranderingen in het SAP-portfolio hebben directe gevolgen voor de manier waarop organisaties hun softwarekosten moeten beheersen.

De overgang naar SAP S/4HANA, nieuwe onderhoudsvoorwaarden, Capacity Units en AI Units vragen om meer inzicht in zowel licentierechten als daadwerkelijk gebruik.

Voor CIO’s, IT-managers en procurement managers betekent dit dat traditioneel licentiebeheer moet worden uitgebreid met capaciteitsplanning, verbruiksmonitoring en strategisch contractbeheer.

Organisaties die hun bestaande rechten, toekomstige behoeften en commerciële alternatieven tijdig onderzoeken, staan sterker bij migraties, contractverlengingen en nieuwe SAP-investeringen.

De belangrijkste vraag is daarom niet alleen welke SAP-technologie uw organisatie nodig heeft, maar vooral onder welke commerciële voorwaarden u deze technologie afneemt.

Een goede SAP-strategie begint niet bij het aanbod van de leverancier, maar bij inzicht in uw eigen licentiepositie, kosten en contractuele mogelijkheden.

Onafhankelijk advies over SAP-licenties en contracten

SAP-licentiemodellen en contractvoorwaarden worden steeds complexer. Het is daarom belangrijk dat organisaties niet uitsluitend vertrouwen op de commerciële voorstellen van SAP, maar ook hun eigen licentiepositie en onderhandelingsmogelijkheden kennen.

BeSharp Experts ondersteunt organisaties bij het optimaliseren van SAP-licenties, het beoordelen van contractvoorwaarden en het voorbereiden van strategische onderhandelingen.

Als onafhankelijke adviseur vertegenwoordigt BeSharp Experts uitsluitend de belangen van de klant. Wij verkopen geen SAP-software en ontvangen geen commissies van softwareleveranciers.

Wilt u weten of uw SAP-licenties, onderhoudscontracten en nieuwe commerciële afspraken nog aansluiten bij de behoeften van uw organisatie?

BeSharp Experts helpt u met een onafhankelijke beoordeling van uw SAP-licentiepositie, contractuele risico’s en mogelijkheden voor kostenoptimalisatie.

Neem contact op met BeSharp Experts voor een onafhankelijk adviesgesprek.

Veelgestelde vragen over SAP-licenties

Wat verandert er aan de SAP-licentiemodellen?

SAP combineert traditionele licenties steeds vaker met cloudabonnementen, capaciteitsmodellen en verbruiksafhankelijke AI-functionaliteiten. Daardoor moeten organisaties niet alleen hun gebruiksrechten beheren, maar ook capaciteit en verbruik monitoren.

Wanneer stopt de ondersteuning van SAP ECC?

Voor de betreffende SAP Business Suite 7-kernapplicaties, waaronder SAP ERP 6.0 met Enhancement Packages 6, 7 en 8, eindigt mainstream maintenance op 31 december 2027. Optionele extended maintenance is beschikbaar tot en met 31 december 2030.

Wat zijn SAP Capacity Units?

Capacity Units zijn commerciële meeteenheden binnen SAP Business Data Cloud. De beschikbare capaciteit wordt volgens de licentieafspraken verdeeld over de relevante diensten en onderdelen van het platform.

Wat zijn SAP AI Units?

AI Units zijn SAP’s verbruiksmaatstaf voor bepaalde Premium AI-functionaliteiten. Het verbruik kan bijvoorbeeld worden bepaald door uitgevoerde agentacties, aanvragen of verwerkte records.

Vervallen ongebruikte SAP AI Units?

Ja. Volgens de gepubliceerde SAP-voorwaarden vervallen ongebruikte AI Units na twaalf maanden. Organisaties moeten hiermee rekening houden bij de inkoop en planning van hun AI-verbruik.

Wat betekent de beslissing van de Europese Commissie voor SAP-klanten?

De Europese Commissie accepteerde op 9 juli 2026 juridisch bindende toezeggingen van SAP over on-premises onderhoud en support. Deze afspraken bieden onder bepaalde voorwaarden meer flexibiliteit rondom supportproviders, contractaanpassingen en heractivering van onderhoud.

Is SAP S/4HANA altijd goedkoper dan SAP ECC?

Niet noodzakelijk. De totale kosten hangen onder meer af van bestaande licentierechten, infrastructuur, migratiekosten, onderhoud, implementatie en de gekozen contractvorm. Een vergelijking van de totale kosten over meerdere jaren is daarom noodzakelijk.

Hoe kunnen organisaties SAP-licenties optimaliseren?

Door bestaande licentierechten en daadwerkelijk gebruik te vergelijken, contractvoorwaarden te beoordelen en toekomstige behoeften in kaart te brengen. Ook monitoring van capaciteit en AI-verbruik kan bijdragen aan betere kostenbeheersing.

Waarom is onafhankelijk SAP-licentieadvies belangrijk?

Een onafhankelijke specialist beoordeelt SAP-voorstellen vanuit het belang van de klant. Hierdoor krijgen bestaande rechten, contractuele beperkingen, alternatieven en onderhandelingsmogelijkheden de juiste aandacht.

Wanneer moet een SAP-contract worden beoordeeld?

Bij voorkeur ruim vóór een contractverlenging, migratie of nieuwe cloudinvestering. Ook veranderingen in onderhoudsvoorwaarden, licentiemodellen en AI-verbruik zijn goede momenten om de bestaande contractpositie opnieuw te beoordelen.