Een scherpe Dynamics 365-licentieprijs zegt weinig als de hoeveelheid data binnen uw omgeving structureel blijft groeien.
Dat is een risico dat bij Microsoft-contracten gemakkelijk onderbelicht blijft. Procurement onderhandelt over gebruikerslicenties, korting en contractduur, terwijl de onderliggende storagebehoefte zich gedurende de looptijd blijft ontwikkelen.
Microsoft koppelt Dynamics 365 namelijk niet alleen aan gebruikerslicenties. Afhankelijk van de workload zijn ook Dataverse- en Operations-capaciteitsentitlements onderdeel van het licentiemodel. Wanneer de beschikbare capaciteit niet meer toereikend is, kan aanvullende capaciteit nodig zijn.
Daarmee ontstaat een relevante enterprise-vraag:
Niet alleen wat kost Dynamics 365 vandaag, maar wat kost de groei van uw data gedurende de looptijd van het contract?
Dynamics 365 storage is onderdeel van het licentiemodel
Bij Dynamics 365 krijgen organisaties naast functionaliteit en gebruikersrechten ook bepaalde capaciteitsentitlements.
Microsoft maakt daarbij onder meer onderscheid tussen Dataverse Database, Dataverse File en Dataverse Log capacity. Voor Finance, Supply Chain Management, Commerce, Human Resources en Project Operations zijn daarnaast Operations Database en Operations File capacity relevant.
Die capaciteit is niet simpelweg één grote opslagpool.
Microsoft hanteert verschillende capaciteitstypen met eigen regels voor gebruik en pooling. Dat betekent dat een organisatie niet alleen moet weten hoeveel gigabyte zij totaal gebruikt, maar ook waar die opslag wordt gebruikt en onder welk capaciteitstype deze valt.
Voor een enterprise omgeving is dat een belangrijk onderscheid.
Een organisatie kan bijvoorbeeld voldoende totale opslag lijken te hebben, terwijl een specifiek capaciteitstype toch onder druk staat.
Waarom storage een commercieel risico wordt
De meeste organisaties weten vrij goed hoeveel Dynamics 365-gebruikers zij vandaag hebben.
Veel minder organisaties weten met dezelfde nauwkeurigheid hoe hun storagebehoefte zich de komende drie tot vijf jaar ontwikkelt.
Dat is begrijpelijk.
Data groeit vaak niet lineair met het aantal gebruikers.
Een Dynamics 365-omgeving kan bijvoorbeeld steeds meer data bevatten door:
- transactionele historie;
- documenten en attachments;
- e-mails;
- afbeeldingen;
- logs;
- integraties;
- historische records;
- rapportages;
- data uit gekoppelde systemen;
- geautomatiseerde processen.
Het aantal gebruikers kan stabiel blijven terwijl het datavolume sterk toeneemt.
Daar ontstaat het commerciële risico.
Uw licentievolume kan gelijk blijven, terwijl uw storagebehoefte blijft groeien.
Microsoft meet storage steeds explicieter
Microsoft biedt uitgebreide mogelijkheden om Dynamics 365-storage te monitoren.
Voor Finance & Operations is er een storage-capacity rapport waarmee organisaties inzicht kunnen krijgen in het opslaggebruik op tabelniveau. Microsoft biedt daarbij ook een historische trendweergave waarmee organisaties de ontwikkeling van storage door de tijd kunnen volgen.
Dat is vanuit licensing-perspectief belangrijk.
Een storage-dashboard is niet alleen een technisch beheerinstrument.
Het kan ook worden gebruikt om een commerciële forecast te maken.
Als een organisatie bijvoorbeeld ziet dat een bepaalde dataset of tabel structureel groeit, kan zij eerder beoordelen wanneer de beschikbare entitlement niet meer voldoende zal zijn.
Daarmee verschuift storage management van reactief naar voorspellend.
Van storage monitoring naar storage forecasting
Een veelgemaakte fout is om storage pas te beoordelen wanneer de beschikbare capaciteit onder druk komt te staan.
Dan is de commerciële keuze beperkt.
De organisatie moet op korte termijn capaciteit bijkopen of data reduceren.
Een betere aanpak is om de trend vooraf te modelleren.
Stel dat een organisatie vandaag 8 TB gebruikt en gemiddeld 1 TB per jaar groeit.
Dan is 10 TB capaciteit niet noodzakelijk een comfortabele positie.
Als de contracttermijn nog drie jaar loopt, kan de relevante vraag zijn:
Hoeveel capaciteit hebben we nodig aan het einde van de contractperiode?
Niet:
Hoeveel capaciteit hebben we vandaag nodig?
Dat lijkt een eenvoudig verschil, maar het verandert de manier waarop Dynamics 365-kosten moeten worden beoordeeld.
Een korting op storage is niet altijd de belangrijkste onderhandelingsvariabele
Dit is misschien wel het belangrijkste commerciële punt.
Stel dat een organisatie een aantrekkelijke prijs per GB onderhandelt.
Dat klinkt positief.
Maar als het storagevolume vervolgens sterk groeit, kan de totale financiële impact alsnog aanzienlijk zijn.
Een relatief kleine verbetering van de eenheidsprijs kan dan minder waarde hebben dan een contractuele afspraak die de toekomstige prijsontwikkeling of flexibiliteit beperkt.
Daarom zou procurement bij Dynamics 365 storage niet alleen moeten vragen:
“Wat is onze prijs per GB?”
Maar ook:
“Wat gebeurt er als onze behoefte de komende jaren verdubbelt?”
Dat is een veel relevantere vraag.
Microsoft kent verschillende capaciteitsmodellen
Microsoft maakt voor Dynamics 365 onderscheid tussen verschillende soorten capaciteit.
Voor Dataverse gaat het onder meer om:
- Database capacity;
- File capacity;
- Log capacity.
Voor Dynamics 365 Finance, Supply Chain Management, Commerce, Human Resources en Project Operations zijn daarnaast Operations Database en Operations File capacity relevant.
Microsoft beschrijft deze capaciteit als tenant-gebaseerd. Dataverse-capaciteit wordt over relevante Dataverse-workloads binnen de tenant gedeeld. Operations Database en Operations File capacity worden eveneens binnen de daarvoor in aanmerking komende Operations-workloads gepoold.
Dat poolingmechanisme kan flexibiliteit bieden.
Maar het betekent ook dat storage management niet per applicatie afzonderlijk moet worden bekeken.
De juiste analyse is:
Wat is onze totale entitlement, wat is onze totale consumptie en hoe wordt die consumptie verdeeld over de verschillende capaciteitstypen?
Overschrijding is niet alleen een technisch probleem
Microsoft vergelijkt de daadwerkelijke storage-consumptie met de beschikbare entitlement.
Voor Dataverse en Finance & Operations worden de relevante consumpties en entitlements per capaciteitstype meegenomen. Microsoft heeft bovendien regels voor het verrekenen van beschikbare capaciteit tussen bepaalde typen. Database-capaciteit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om een tekort aan File- of Log-capaciteit gedeeltelijk op te vangen, volgens de daarvoor geldende regels.
Dat maakt de situatie genuanceerder dan:
storage boven entitlement = onmiddellijk extra betalen.
Maar het verandert de strategische conclusie niet.
Wanneer de organisatie structureel meer capaciteit nodig heeft dan de beschikbare entitlement, zijn de opties uiteindelijk beperkt: data reduceren, opslag optimaliseren of extra capaciteit aanschaffen.
Extra storage inkopen is eenvoudig. De vraag is of het verstandig is.
Microsoft biedt aanvullende Dataverse-capaciteit en Operations-capaciteit als add-ons.
Voor Dataverse zijn onder meer Database, File en Log capacity beschikbaar. Voor de relevante Dynamics 365 Finance & Operations-workloads zijn aanvullende Operations Database en Operations File capacity beschikbaar.
Technisch gezien is extra capaciteit inkopen relatief eenvoudig.
Strategisch is de vraag interessanter:
Waarom groeit de storage eigenlijk?
Extra capaciteit kopen zonder die vraag te beantwoorden, kan een structureel probleem maskeren.
Waar komt de storagegroei vandaan?
Een storage-analyse zou daarom verder moeten gaan dan een totaal aantal gigabytes.
Kijk naar de belangrijkste groeifactoren.
Transactionele data
Hoeveel records worden jaarlijks toegevoegd?
Groeit het aantal transacties structureel of is sprake van een tijdelijke piek?
Attachments en documenten
Worden documenten binnen Dynamics 365 opgeslagen of via een ander platform beheerd?
Vooral documenten, afbeeldingen en andere bestanden kunnen een aanzienlijk deel van de totale storageconsumptie veroorzaken.
Historische data
Hoeveel historische gegevens moeten daadwerkelijk online beschikbaar blijven?
Niet iedere historische record hoeft gedurende de volledige levensduur van Dynamics 365 in dezelfde omgeving beschikbaar te blijven.
Integraties
Kopiëren integraties data naar Dynamics 365 zonder dat oude data wordt opgeschoond?
Bij complexe enterprise-integraties kan dubbele of onnodige opslag ontstaan.
Logging
Zijn logging en auditgegevens noodzakelijk voor de volledige bewaartermijn?
Ook hier is het belangrijk om technische mogelijkheden, compliance-eisen en kosten tegen elkaar af te wegen.
Customizations
Leiden maatwerkoplossingen tot structureel hogere storage-consumptie?
Maatwerk kan niet alleen functionele en beheerkosten veroorzaken, maar ook invloed hebben op de hoeveelheid data die binnen het platform wordt opgeslagen.
Deze analyse kan verrassend veel opleveren.
Soms is extra storage inderdaad noodzakelijk.
Maar soms is de beste kostenbesparing minder data opslaan binnen de Dynamics 365-omgeving.
De verborgen relatie tussen architectuur en licentiekosten
Hier raakt storage aan enterprise architectuur.
Een organisatie die alle documenten, historische data en attachments centraal in Dynamics 365 opslaat, maakt een andere commerciële keuze dan een organisatie die bepaalde content buiten Dynamics 365 beheert en alleen relevante metadata of verwijzingen in Dynamics 365 bewaart.
Dat betekent niet dat externe opslag altijd goedkoper of beter is.
Er kunnen integratiekosten, beheerlasten, compliance-eisen en gebruikersimpact ontstaan.
Maar het is wel een keuze die onderdeel hoort te zijn van de TCO-analyse.
Storage is geen losstaand licentieprobleem. Het is mede een gevolg van de gekozen data-architectuur.
Dynamics 365 storage binnen Microsoft-contracten
Voor organisaties met Dynamics 365 moet storage onderdeel worden van de bredere Microsoft-contractstrategie.
Niet alleen de huidige licenties zijn relevant. Ook de verwachte groei van het datavolume, de behoefte aan aanvullende capaciteit en de commerciële voorwaarden die daarbij gelden, moeten worden meegenomen.
Een goede analyse zou daarom ten minste drie scenario’s moeten modelleren.
Scenario 1: stabiel gebruik
Het aantal gebruikers en het datavolume groeien beperkt.
De bestaande capacity entitlements blijven waarschijnlijk voldoende.
Scenario 2: organische groei
Het gebruikersbestand blijft relatief stabiel, maar data groeit jaarlijks door transacties, documenten en historie.
Hier ontstaat mogelijk een storagevraagstuk tijdens de contracttermijn.
Scenario 3: sterke datagroei
Dynamics 365 wordt steeds meer het centrale platform voor data, documenten, integraties en processen.
In dit scenario kan storage een substantiële aanvullende kostenpost worden.
De commerciële analyse moet dan niet alleen de prijs van vandaag beoordelen, maar ook de financiële exposure van groei gedurende de volledige contracttermijn.
Welke contractuele bescherming is relevant?
Dit is het punt waarop een opslagvraagstuk een echte onderhandelingskwestie wordt.
Organisaties zouden moeten onderzoeken of er afspraken mogelijk zijn over bijvoorbeeld:
- prijsbescherming;
- maximale prijsstijgingen;
- renewalvoorwaarden;
- prijsbasis voor aanvullende capaciteit;
- flexibiliteit in capaciteit;
- pooling;
- minimumcommitments;
- en de behandeling van groei gedurende de contracttermijn.
Niet iedere afspraak is voor iedere klant haalbaar.
Maar het is verstandig om de onderwerpen vooraf te identificeren.
Een leverancier hoeft immers niet vanzelfsprekend dezelfde commerciële bescherming aan te bieden als de klant niet expliciet maakt welk risico hij wil beheersen.
De prijs per GB is niet het hele verhaal
Dat brengt ons terug bij de oorspronkelijke vraag.
Is een scherpe storageprijs belangrijk?
Ja.
Maar het is slechts één variabele.
Stel dat een organisatie 20% korting krijgt op storage, maar het volume in drie jaar tijd verdubbelt.
De korting blijft waardevol, maar het volumeeffect kan veel groter zijn.
Daarom is voor enterprise procurement vaak een andere vraag belangrijker:
Wat gebeurt er met onze totale kosten wanneer onze storagebehoefte groeit?
Dat is een vraag naar exposure, niet alleen naar unit price.
En juist daar ontstaat ruimte voor strategisch licentieadvies.
Storage governance hoort onderdeel te zijn van SAM
Software Asset Management wordt vaak geassocieerd met gebruikerslicenties.
Bij Dynamics 365 is dat onvoldoende.
SAM zou ook inzicht moeten geven in:
- beschikbare storage-entitlements;
- actuele consumptie;
- groeipercentage;
- verbruik per capaciteitstype;
- belangrijkste storage drivers;
- verwachte eindpositie van het contract;
- en toekomstige aanvullende capaciteit.
Dat maakt het mogelijk om storage te behandelen als een beheersbare asset in plaats van als een onverwachte factuurpost.
Gebruik de data die Microsoft al beschikbaar stelt
Een belangrijk voordeel is dat organisaties niet volledig afhankelijk zijn van aannames.
Microsoft biedt monitoringmogelijkheden waarmee storage consumption kan worden gevolgd. Voor Finance & Operations kan het gebruik op tabelniveau worden geanalyseerd en kan een historische trend worden bekeken.
Ook voor Dataverse kunnen organisaties in het Power Platform admin center database-, file- en loggebruik naast de prepaid entitlement bekijken. Microsoft geeft daarbij inzicht in gecombineerd gebruik van Dataverse en Finance & Operations en kan aangeven welk deel eventueel via pay-as-you-go wordt gefactureerd.
Dat biedt een goede basis voor een licensing forecast.
De volgende stap is om die technische data te vertalen naar een commercieel scenario.
Vijf vragen die procurement zou moeten stellen
1. Hoe snel groeit onze Dynamics 365-storage?
Niet alleen jaar-op-jaar, maar per capaciteitstype.
2. Welke data veroorzaakt de groei?
Zonder die analyse is het moeilijk om structurele oplossingen te beoordelen.
3. Hoeveel capaciteit hebben we aan het einde van de contracttermijn nodig?
Niet alleen vandaag.
4. Wat kost aanvullende capaciteit onder verschillende scenario’s?
Maak onderscheid tussen organische groei en een versneld groeiscenario.
5. Welke contractuele bescherming kunnen we krijgen?
Denk aan prijsbasis, prijsstijgingen, flexibiliteit en renewalvoorwaarden.
Deze vijf vragen leveren vaak meer commerciële waarde op dan uitsluitend onderhandelen over een extra procentpunt korting.
Strategische conclusie
Dynamics 365 storage lijkt op het eerste gezicht een technisch onderwerp.
Voor enterprise organisaties is het echter ook een licentie-, kosten- en contractvraagstuk.
Microsoft koppelt Dynamics 365 aan verschillende capaciteitsentitlements en biedt aanvullende capacity add-ons wanneer de standaardcapaciteit niet voldoende is. Tegelijkertijd biedt Microsoft steeds betere tooling om storagegebruik en groei te meten.
Dat betekent dat organisaties het risico steeds beter kunnen voorspellen.
De strategische fout is daarom niet dat een organisatie extra storage koopt.
De fout is om pas naar storage te kijken wanneer extra capaciteit al noodzakelijk is.
Een scherpe prijs per GB is prettig.
Maar wanneer het volume structureel groeit, zijn prijsbescherming, flexibiliteit en inzicht in toekomstige exposure mogelijk belangrijker dan de initiële discount.
Bij een Microsoft-contract of Dynamics 365-renewal zou de vraag daarom niet alleen moeten zijn:
“Welke korting krijgen we?”
Maar vooral:
“Hoe ziet onze totale Dynamics 365-storage exposure eruit gedurende de volledige contracttermijn?”
Dat is het verschil tussen een licentieonderhandeling en een strategische commerciële analyse.
Wilt u weten wat Dynamics 365 storage uw organisatie gaat kosten?
Groeiende Dynamics 365-storage kan gedurende de looptijd van een contract een veel grotere financiële impact hebben dan de oorspronkelijke licentieprijs doet vermoeden.
BeSharp Experts helpt organisaties om hun Dynamics 365-licentiepositie, storagebehoefte en toekomstige kosten onafhankelijk te beoordelen. We kijken daarbij niet alleen naar de huidige situatie, maar ook naar verwachte groei, aanvullende capaciteit en de commerciële voorwaarden van uw Microsoft-contract.
Wilt u weten waar uw belangrijkste licentie- en optimalisatiemogelijkheden liggen?
Neem telefonisch contact met ons op via 📞 085-007 0484 of stuur een e-mail naar info@besharpexperts.com. U kunt ook gebruikmaken van het contactformulier.
We bespreken graag uw situatie en bekijken waar de belangrijkste licentie- en optimalisatiemogelijkheden liggen.
BeSharp Experts
Onafhankelijk strategisch licentieadvies voor softwarelicenties en IT-contracten
FAQ
Wat zijn Dynamics 365 storage kosten?
Dynamics 365 storage kosten ontstaan wanneer de beschikbare storage-entitlements niet voldoende zijn voor het daadwerkelijke gebruik. Afhankelijk van de Dynamics 365-workload kunnen verschillende typen Dataverse- of Operations-capaciteit relevant zijn.
Waarom groeien Dynamics 365 storage kosten?
Storage groeit onder meer door transactionele data, documenten, attachments, historische gegevens, integraties, logging en maatwerk. Het aantal gebruikers hoeft daarbij niet evenredig te groeien.
Hoe kan ik Dynamics 365 storage monitoren?
Microsoft biedt verschillende monitoringmogelijkheden voor Dataverse en Finance & Operations. Daarmee kunnen organisaties onder meer het actuele gebruik, beschikbare entitlement en de ontwikkeling van het storageverbruik analyseren.
Is extra Dynamics 365 storage altijd noodzakelijk?
Nee. Extra capaciteit kan nodig zijn, maar eerst moet worden onderzocht waarom de storage groeit. Dataretentie, archivering, attachments, integraties en de gekozen data-architectuur kunnen mogelijkheden bieden om het verbruik te beperken.
Waar moet procurement op letten bij Dynamics 365 storage?
Niet alleen op de prijs per GB. Ook toekomstige storagegroei, prijsbescherming, aanvullende capaciteit, flexibiliteit en de commerciële voorwaarden gedurende de contracttermijn zijn relevant.
Waarom is Dynamics 365 storage een strategisch licentievraagstuk?
Omdat storagegroei directe invloed kan hebben op toekomstige kosten. Een organisatie die alleen naar de huidige licentiepositie kijkt, kan daardoor een belangrijk deel van de toekomstige financiële exposure missen.