Microsoft Project Online is sinds 30 september 2026 retired. Voor organisaties die deze oplossing gebruikten, is de discussie daarmee niet langer wanneer Microsoft Project Online stopt, maar wat er met de bestaande projectomgeving moet gebeuren.

Tegelijkertijd staat een tweede Microsoft-deadline voor de deur. Project 2021 bereikt op 14 oktober 2026 het einde van zijn lifecycle. Project 2024 blijft daarentegen ondersteund tot 10 oktober 2029.

Dat maakt oktober 2026 een relevant moment voor organisaties die Microsoft Project gebruiken. Niet omdat Microsoft Project als geheel verdwijnt, maar omdat verschillende producten binnen het portfolio een verschillende toekomst hebben.

De belangrijkste vraag is daarom niet simpelweg:

“Wat is de vervanger van Microsoft Project Online?”

De betere vraag is:

“Welke project-, resource- en portfoliomanagementfunctionaliteit hebben wij daadwerkelijk nodig, en welke oplossing en licenties passen daar het beste bij?”

Dat verschil kan grote gevolgen hebben voor functionaliteit, migratiecomplexiteit én licentiekosten.

Project Online is per 30 september 2026 retired

Microsoft heeft de lifecycle van Project Online vastgesteld op 30 september 2026. De Microsoft Lifecycle-pagina vermeldt die datum expliciet als retirement date.

Project Online was geen eenvoudige webversie van Microsoft Project. Het was een afzonderlijke enterprise-oplossing voor project- en portfoliomanagement, gebaseerd op SharePoint en Project Web App. Microsoft beschreef Project Online onder meer als oplossing voor het beheren van meerdere projecten, resourcebehoeften, timesheets en portfolio’s.

Dat is belangrijk voor organisaties die nu naar een alternatief kijken.

Een omgeving die Project Online alleen gebruikte voor eenvoudige projectplanning heeft een fundamenteel ander migratievraagstuk dan een organisatie die afhankelijk was van bijvoorbeeld:

• Project Web App;
• portfolio management;
• resource management;
• baselines;
• afhankelijkheden;
• timesheets;
• enterprise rapportages;
• Power BI-integraties;
• SharePoint-integraties;
• workflows en maatwerk;
• complexe governance rondom projecten en resources.

Wie al deze functies onder één noemer “Project” plaatst, loopt het risico een migratie te onderschatten.

Project Online is niet hetzelfde als Microsoft Project

Een van de grootste bronnen van verwarring is de naamgeving.

Microsoft Project is niet als geheel gestopt.

Microsoft heeft nog steeds verschillende producten en abonnementen voor project- en workmanagement. Project 2024 is bijvoorbeeld nog gewoon beschikbaar en heeft volgens Microsoft een retirement date van 10 oktober 2029.

Ook Microsoft Planner blijft bestaan en Microsoft heeft Project for the web steeds verder in de Planner-ervaring geïntegreerd. Microsoft vermeldt dat Project for the web naar de nieuwe Planner-ervaring wordt gebracht en dat de relevante functionaliteit beschikbaar is via onder meer Planner Plan 1, Planner and Project Plan 3 en Planner and Project Plan 5.

Daarmee moeten drie ontwikkelingen uit elkaar worden gehouden:

Voor IT- en procurementteams is dit onderscheid essentieel. Anders ontstaat al snel de conclusie dat “Microsoft Project verdwijnt”, terwijl de werkelijkheid aanzienlijk genuanceerder is.

Is Microsoft Planner de vervanger van Project Online?

Niet één-op-één.

Microsoft beweegt duidelijk richting Planner voor moderne project- en workmanagementscenario’s. Project for the web wordt geïntegreerd in de nieuwe Planner-ervaring en Microsoft gebruikt inmiddels de productnamen Planner Plan 1, Planner and Project Plan 3 en Planner and Project Plan 5.

Maar dat betekent niet dat iedere bestaande Project Online-omgeving zonder functioneel verlies naar Planner kan worden verhuisd.

Dat is vooral relevant voor enterprise-organisaties.

Project Online was ontworpen voor meer dan alleen taakbeheer. Microsoft beschrijft functionaliteit zoals portfolio management, resource management, project- en tijdmanagement en baselines.

Daarom moet een organisatie eerst vaststellen welke onderdelen van Project Online daadwerkelijk worden gebruikt.

Een projectteam dat vooral Gantt-planningen maakt, heeft waarschijnlijk een andere oplossing nodig dan een PMO dat honderden projecten over meerdere bedrijfsonderdelen beheert en daarbij resources, portfolio’s, rapportages en governance centraal aanstuurt.

Welke Microsoft-alternatieven zijn er?

Er is geen universele opvolger die voor iedere organisatie de beste keuze is.

1. Microsoft Planner

Planner is vooral interessant wanneer de behoefte verschuift richting moderne work management en samenwerking.

De integratie met Microsoft 365 en Teams kan een belangrijk voordeel zijn voor organisaties die al sterk op het Microsoft-platform zijn gestandaardiseerd.

Maar een organisatie moet niet alleen kijken naar de interface.

De vraag is of Planner de enterprise-functionaliteit levert die daadwerkelijk nodig is.

2. Planner and Project Plan 3

Planner and Project Plan 3 is relevanter voor organisaties met uitgebreidere projectmanagementbehoeften.

Microsoft heeft de voormalige Project Plan 3-naam aangepast naar Planner and Project Plan 3. Hetzelfde geldt voor Plan 5. De abonnementen bieden toegang tot de projectfunctionaliteit die Microsoft vanuit Project for the web naar de Planner-ervaring brengt.

Voor organisaties die vanuit Project Online komen, is het echter belangrijk om niet alleen naar de SKU te kijken. Ook de bestaande licentiepositie moet worden meegenomen.

De relevante vragen zijn:

Welke bestaande Project Online-functionaliteit kan hiermee worden afgedekt?

Welke bestaande Project-licenties en Software Assurance kunnen daarbij worden benut?

Welke functionaliteit, rechten of gebruikers moeten aanvullend worden gelicentieerd?

Daarmee voorkom je dat een organisatie eerst nieuwe abonnementen aanschaft en pas daarna ontdekt dat bestaande licenties of Software Assurance anders hadden kunnen worden ingezet.

3. Planner and Project Plan 5

Plan 5 is bedoeld voor organisaties met zwaardere project- en portfoliobehoeften.

Ook hier geldt echter dat “Plan 5” niet automatisch betekent dat iedere Project Online-workload één-op-één kan worden voortgezet. Bovendien moet worden vastgesteld of bestaande perpetual Project-licenties en Software Assurance invloed hebben op de optimale licentieroute.

Een hogere licentie betekent niet noodzakelijk dat iedere bestaande architectuur, workflow of rapportage behouden blijft.

Daarom hoort een functionele gap-analyse onderdeel te zijn van de migratie.

4. Project 2024

Voor organisaties die specifieke desktopfunctionaliteit van Microsoft Project nodig hebben, blijft Project 2024 relevant.

Microsoft vermeldt voor Project 2024 een retirement date van 10 oktober 2029. Het product is daarmee een ondersteunde optie voor organisaties die bewust een desktopgebaseerde Project-oplossing nodig hebben.

Maar Project 2024 is daarmee nog geen vervanging voor de volledige enterprise-functionaliteit van Project Online.

Een desktopapplicatie lost bijvoorbeeld niet automatisch een portfolio-, resource- of governancevraagstuk op.

Wat gebeurt er met bestaande Project-licenties en Software Assurance?

Een Project Online-migratie is niet alleen een functionele vraag. Voor organisaties met bestaande perpetual Microsoft Project-licenties kan ook de bestaande licentiepositie van grote invloed zijn op de migratiestrategie.

De actuele Microsoft Product Terms voorzien in specifieke Cloud Add-on to SA-mogelijkheden voor Project. Organisaties met actieve Software Assurance op kwalificerende Project-licenties kunnen onder bepaalde voorwaarden een Planner and Project Plan 3 Add-on aanschaffen. Microsoft noemt hierbij onder meer Project Professional, Project Standard en Project Server CAL als kwalificerende licenties.

Daarbij geldt onder meer dat de organisatie actieve Software Assurance moet hebben op de betreffende kwalificerende licentie. In beginsel kan één Cloud Add-on to SA User SL worden aangeschaft per kwalificerende licentie. De add-on vervalt bovendien wanneer de onderliggende SA-dekking of de looptijd van de add-on eindigt, afhankelijk van wat eerder plaatsvindt.

Dit betekent dat organisaties vóór een nieuwe licentieaankoop eerst hun bestaande Project-positie moeten analyseren.

De relevante vragen zijn bijvoorbeeld:

• Welke Project Professional- en Project Standard-licenties zijn nog aanwezig?
• Op welke licenties loopt nog actieve Software Assurance?
• Zijn er nog Project Server CAL’s aanwezig?
• Welke gebruikers hebben daadwerkelijk Planner and Project Plan 3-functionaliteit nodig?
• Welke bestaande rechten kunnen worden benut?
• Welke licenties worden door de migratie overbodig?
• Wat gebeurt er met de licentiepositie wanneer Software Assurance wordt beëindigd?

Daarmee wordt de retirement van Project Online ook een licentieoptimalisatievraagstuk. De goedkoopste of technisch eenvoudigste nieuwe SKU is niet automatisch de beste route wanneer een organisatie al over relevante perpetual licenties en actieve Software Assurance beschikt.

Een goede migratieanalyse begint daarom niet bij de vraag welke nieuwe Project-licentie moet worden gekocht, maar bij de combinatie van bestaande rechten, daadwerkelijk gebruik, benodigde functionaliteit en toekomstige contractkosten.

En wat als Planner niet voldoende is?

Dit is een belangrijk onderdeel dat in veel discussies over Project Online onderbelicht blijft.

Wanneer een organisatie sterk afhankelijk was van Project Web App en enterprise PPM-functionaliteit, kan een eenvoudige overstap naar Planner onvoldoende zijn.

Een Microsoft-route die in dat geval onderzocht kan worden is Project Server Subscription Edition.

Microsoft documenteert Project Server Subscription Edition als een enterprise-oplossing die samen met SharePoint Server Subscription Edition Enterprise wordt geïnstalleerd. De oplossing ondersteunt onder meer Project Professional 2024 als client.

Dit is echter fundamenteel iets anders dan Project Online.

Project Server Subscription Edition betekent een servergebaseerde architectuur. Project Server Subscription Edition wordt geïnstalleerd als onderdeel van SharePoint Server Subscription Edition Enterprise. Daarmee verschuift het vraagstuk van een SaaS-dienst naar een omgeving waarvoor de organisatie zelf rekening moet houden met SharePoint, Windows Server, SQL Server, beheer, security en lifecycle management. Microsoft vereist hiervoor de Enterprise-versie van SharePoint Server Subscription Edition.

Dat kan voor bepaalde organisaties een goede route zijn, bijvoorbeeld wanneer bestaande Project Server-functionaliteit en enterprise PPM-processen behouden moeten blijven.

Voor andere organisaties is Project Server juist geen logische vervolgstap. In dat geval is het verstandiger om niet alleen naar technische vervanging te kijken, maar opnieuw te beoordelen welke project-, resource- en portfolioprocessen daadwerkelijk nodig zijn en welke oplossing daar het beste bij past.

De belangrijkste fout: een licentie vervangen zonder het gebruik te analyseren

Een veelgemaakte fout bij software-retirements is om de bestaande licentie één-op-één te vervangen door de dichtstbijzijnde nieuwe SKU.

Dat lijkt efficiënt.

Maar het kan financieel en functioneel verkeerd uitpakken.

Stel dat een organisatie honderd Project-gebruikers heeft.

Dan is de relevante vraag niet:

“Welke nieuwe licentie hebben we nodig voor deze honderd gebruikers?”

De relevante vragen zijn:

• Wie gebruikt Project daadwerkelijk?
• Wie beheert projecten?
• Wie beheert resources?
• Wie heeft portfoliofunctionaliteit nodig?
• Wie hoeft alleen taken te bekijken of bij te werken?
• Welke gebruikers hebben desktopfunctionaliteit nodig?
• Welke rapportages worden daadwerkelijk gebruikt?
• Welke integraties zijn bedrijfskritisch?
• Welke functionaliteit kan worden uitgefaseerd?
• Welke data moet worden behouden?

Daarmee verandert een productmigratie in een licentieoptimalisatievraagstuk.

Maar ook de bestaande contractuele rechten moeten in die analyse worden meegenomen. Een organisatie kan bijvoorbeeld nog beschikken over Project Professional- of Project Standard-licenties met actieve Software Assurance. Die bestaande licentiepositie kan relevant zijn bij de keuze voor een Cloud Add-on to SA voor Planner and Project Plan 3.

Daardoor kan dezelfde functionele behoefte bij twee organisaties tot een verschillende licentiestrategie leiden. Een organisatie zonder relevante bestaande rechten kan rechtstreeks nieuwe User SL’s moeten aanschaffen, terwijl een organisatie met kwalificerende perpetual licenties en actieve SA mogelijk een andere route kan volgen.

Daarom moet een licentieanalyse minimaal vier lagen bevatten:

gebruik → functionaliteit → bestaande rechten → nieuwe licentiebehoefte.

Pas daarna kan de commerciële impact betrouwbaar worden berekend.

Project Online migreren is ook een datavraagstuk

Een onderschat onderdeel van de retirement is data.

Project Online is gebaseerd op SharePoint en Project Web App. De omgeving kan daardoor afhankelijk zijn van projectdata, rapportages, configuraties, workflows en integraties die in de loop der jaren onderdeel zijn geworden van de organisatie.

Een migratiestrategie moet daarom niet alleen kijken naar nieuwe licenties.

Er moet ook worden vastgesteld:

Welke data moet actief beschikbaar blijven?

Welke data moet worden gemigreerd?

Welke data kan worden gearchiveerd?

Welke rapportages moeten opnieuw worden opgebouwd?

Welke integraties moeten worden aangepast?

Dat laatste is vooral relevant wanneer Power BI of andere systemen rechtstreeks afhankelijk zijn van de bestaande projectdata.

Project 2021: retirement op 14 oktober 2026

Voor organisaties die naast Project Online ook Project 2021 gebruiken, is er nog een tweede aandachtspunt.

Microsoft vermeldt 14 oktober 2026 als retirement date voor Project 2021. Organisaties die Project 2021 nog gebruiken, moeten daarom vóór die datum bepalen welke vervolgstap nodig is.

Project 2021 en Project Online moeten daarbij niet met elkaar worden verward.

Het zijn verschillende lifecycle-gebeurtenissen:

Project Online: retired op 30 september 2026.

Project 2021: retired op 14 oktober 2026.

Project 2024: ondersteund tot 10 oktober 2029.

Voor organisaties die nog Project 2021 gebruiken, is dit daarom geen onderwerp om naar een volgend budgetjaar door te schuiven zonder eerst een risicoanalyse te maken.

Wat betekent dit voor de Microsoft-licentiestrategie?

De retirement van Project Online komt op een moment waarop Microsoft zijn portfolio steeds sterker rond Microsoft 365, Planner en geïntegreerde cloudfunctionaliteit organiseert.

Dat kan aantrekkelijk zijn.

Een organisatie kan functionaliteit consolideren binnen het bestaande Microsoft-ecosysteem en mogelijk profiteren van integratie met Teams, Power Platform en andere Microsoft-diensten.

Maar consolidatie heeft ook een commercieel risico.

Een geïntegreerd platform betekent niet automatisch een optimale licentiepositie.

Wanneer organisaties nieuwe functionaliteit als onderdeel van een bundel accepteren zonder te kijken naar het daadwerkelijke gebruik, kan de licentiekostenstructuur juist complexer worden.

Daarom is het verstandig om bij een Project Online-migratie niet alleen naar productfunctionaliteit te kijken, maar naar:

gebruik → functionaliteit → gebruikersprofielen → licenties → contract → toekomstige kosten.

Microsoft of een onafhankelijk PPM-platform?

Microsoft is niet automatisch de enige logische keuze.

Voor sommige organisaties is de integratie met Microsoft 365 doorslaggevend.

Voor andere organisaties kan een gespecialiseerd PPM-platform beter aansluiten op de eisen rond portfolio management, resource capacity planning, governance en projectsturing.

Denk bijvoorbeeld aan platforms zoals:

• Smartsheet
• Planview
• Wrike
• monday.com
• Asana

De keuze moet daarbij niet worden gemaakt op basis van functionaliteit alleen.

Een enterprise-selectie moet ook kijken naar:

licentiekosten, implementatiekosten, integraties, data, governance, security, leveranciersafhankelijkheid en exit-mogelijkheden.

Dat maakt deze ontwikkeling interessant vanuit software asset management.

Het einde van Project Online is namelijk niet alleen een Microsoft-vraagstuk.

Het is een kans om opnieuw te beoordelen of de bestaande PPM-strategie nog logisch is.

Wat organisaties nu zouden moeten doen

Voor organisaties die Project Online gebruikten, zou ik de aanpak in vijf stappen verdelen.

1. Maak de huidige omgeving inzichtelijk

Breng gebruikers, licenties, projecten, portfolio’s, resources, rapportages, integraties en workflows in kaart.

Niet wat volgens de documentatie mogelijk is, maar wat daadwerkelijk wordt gebruikt.

2. Classificeer gebruikers

Maak onderscheid tussen bijvoorbeeld:

• projectmanagers;
• PMO;
• portfolio managers;
• resource managers;
• projectmedewerkers;
• rapportagegebruikers;
• incidentele gebruikers.

Dit vormt de basis voor een nieuwe licentieanalyse.

3. Vergelijk scenario’s

Vergelijk minimaal:

Microsoft Planner / premium projectfunctionaliteit

tegen

Planner and Project Plan 3/5

tegen

Project 2024 waar desktopfunctionaliteit nodig is

en, wanneer enterprise PPM-functionaliteit essentieel is:

Project Server Subscription Edition of een gespecialiseerd PPM-platform.

4. Analyseer de bestaande licentiepositie

Controleer voordat nieuwe licenties worden aangeschaft welke perpetual Project-licenties nog aanwezig zijn en welke daarvan actieve Software Assurance hebben.

Beoordeel vervolgens of bestaande rechten relevant zijn voor een Cloud Add-on to SA-constructie of andere beschikbare licentieroutes.

Kijk daarbij niet alleen naar aantallen, maar ook naar licentietype, contractprogramma, SA-status, gebruikers en looptijden.

Dit voorkomt dat bestaande licentiewaarde verloren gaat doordat nieuwe abonnementen worden aangeschaft zonder de bestaande positie eerst te analyseren.

5. Bereken de total cost of ownership

Kijk verder dan de abonnementsprijs.

Neem ook mee:

• migratie;
• implementatie;
• integraties;
• beheer;
• training;
• rapportage;
• infrastructuur;
• contractuele verplichtingen;
• Software Assurance;
• toekomstige prijsontwikkeling.

Een oplossing die op papier goedkoper is, kan door migratie, beheer of het verlies van bestaande licentierechten uiteindelijk duurder uitvallen.

De strategische conclusie

De retirement van Microsoft Project Online is inmiddels geen toekomstige gebeurtenis meer.

Project Online is per 30 september 2026 retired.

Voor organisaties die de oplossing gebruikten, begint daarmee een belangrijkere fase: bepalen hoe project- en portfoliomanagement er vanaf nu uit moet zien.

Tegelijkertijd staat Project 2021 op het punt zijn lifecycle te beëindigen. Project 2024 blijft beschikbaar tot oktober 2029, terwijl Microsoft voor moderne cloudgebaseerde project- en workmanagementscenario’s verder inzet op Planner en de Planner and Project Plan 3/5-propositie.

De fout zou zijn om deze ontwikkelingen te behandelen als een eenvoudige productwissel of een simpele vervanging van een oude SKU door een nieuwe.

Een goede migratie begint bij het daadwerkelijke gebruik van Project Online, maar stopt daar niet. Ook de bestaande licentiepositie, Software Assurance, contractuele rechten en toekomstige licentiekosten moeten worden meegenomen.

De actuele Microsoft Product Terms laten bijvoorbeeld zien dat organisaties met kwalificerende Project-licenties en actieve Software Assurance onder voorwaarden gebruik kunnen maken van Cloud Add-on to SA voor Planner and Project Plan 3.

Daardoor kan dezelfde functionele migratie voor de ene organisatie een volledig nieuwe subscription-aankoop betekenen, terwijl voor een andere organisatie bestaande licentierechten onderdeel kunnen zijn van een andere transitiestrategie.

De juiste vragen zijn daarom:

Welke functionaliteit is bedrijfskritisch? Welke gebruikers hebben die functionaliteit nodig? Welke data moet behouden blijven? Welke integraties moeten blijven werken? Welke bestaande licentierechten zijn nog beschikbaar? En welke oplossing biedt daarvoor de beste balans tussen functionaliteit, kosten, governance en flexibiliteit?

Dat is het moment waarop een Project Online-retirement verandert van een technische migratie in een strategische softwarelicentie- en contractbeslissing.

BeSharp Experts ondersteunt organisaties bij het analyseren en optimaliseren van softwarelicenties, leverancierskeuzes en IT-contracten. Bij een Microsoft-migratie kijken we daarom niet alleen naar welke licentie beschikbaar is, maar naar de totale commerciële en functionele positie van de organisatie.

FAQ

Is Microsoft Project Online gestopt?

Ja. Microsoft Project Online is op 30 september 2026 retired.

Wat is de vervanger van Microsoft Project Online?

Er is geen universele één-op-één-vervanger. Microsoft zet voor moderne cloudgebaseerde project- en workmanagementscenario’s in op Planner en de Planner and Project Plan 3/5-plannen. Organisaties met specifieke enterprisevereisten moeten daarnaast andere opties onderzoeken.

Is Microsoft Project zelf gestopt?

Nee. Project 2024 is nog beschikbaar en heeft volgens Microsoft een retirement date van 10 oktober 2029.

Wanneer stopt Project 2021?

Microsoft vermeldt 14 oktober 2026 als retirement date voor Project 2021.

Is Planner hetzelfde als Project Online?

Nee. Planner en de premium projectfunctionaliteit bieden mogelijkheden voor project- en workmanagement, maar Project Online had specifieke enterprise-PPM-functionaliteit. De juiste vervanging hangt daarom af van de functies die een organisatie daadwerkelijk gebruikt.

Is Planner and Project Plan 5 een volledige vervanger van Project Online?

Dat moet per organisatie worden vastgesteld. Microsoft biedt met Plan 5 uitgebreide projectfunctionaliteit, maar een migratie moet worden beoordeeld op functionaliteit, data, integraties en governance.

Kunnen bestaande Project-licenties met Software Assurance worden gebruikt bij de overgang naar Planner and Project Plan 3?

Onder voorwaarden kan dat. De actuele Microsoft Product Terms voorzien in een Cloud Add-on to SA voor Planner and Project Plan 3 wanneer de organisatie beschikt over actieve Software Assurance op bepaalde kwalificerende Project-licenties, waaronder Project Professional, Project Standard en Project Server CAL. De precieze mogelijkheden zijn afhankelijk van de bestaande licenties, SA-status en het toepasselijke licentieprogramma.

Dit betekent niet dat bestaande Project-licenties automatisch worden omgezet. De licentiepositie moet per organisatie worden geanalyseerd.

Kan een organisatie Project Online vervangen door Project 2024?

Dat kan voor organisaties die vooral de desktopfunctionaliteit van Project nodig hebben, maar Project 2024 is niet automatisch een vervanging voor alle enterprise-functionaliteit van Project Online.

Wat is Project Server Subscription Edition?

Project Server Subscription Edition is een servergebaseerde enterprise-oplossing die samen met SharePoint Server Subscription Edition Enterprise wordt geïnstalleerd. Het is daarmee een wezenlijk andere architectuur dan de voormalige cloudservice Project Online.