Vanaf 1 november 2025 voert Microsoft belangrijke wijzigingen door in het Microsoft 365- en Office 365-aanbod. De aanpassingen volgen uit een akkoord met de Europese Commissie, die zich al langer zorgen maakt over de bundeling van Microsoft Teams met de bredere productiviteitssoftware.

Het doel van deze maatregelen is om u meer keuzevrijheid te geven, de interoperabiliteit met andere tools te verbeteren en beter te voldoen aan Europese mededingingsregels.

Wat verandert er precies?

De belangrijkste verandering is dat u straks kunt kiezen of u een Microsoft 365- of Office 365-suite mét of zonder Teams wilt afnemen. Daarmee komt er meer flexibiliteit in de samenstelling van de pakketten, al gaat dit wel gepaard met een nieuwe prijsstructuur. Microsoft introduceert vaste prijsverschillen tussen de varianten. Zo kost een E3- of E5-suite met Teams minimaal acht euro meer dan dezelfde suite zonder Teams, terwijl dit verschil voor Business Standard of Premium drie euro bedraagt. Voor kleinere pakketten, zoals Business Basic of F3, gaat het om respectievelijk €1,50 en €1.

Teams blijft daarnaast ook als zelfstandige oplossing beschikbaar. Hiervoor geldt een aparte prijsstelling, die begint bij drie euro per gebruiker per maand voor Teams Essentials en acht euro voor de Enterprise-variant.

Naast de prijswijzigingen legt Microsoft ook nadruk op interoperabiliteit en data-portabiliteit. U krijgt meer mogelijkheden om uw gegevens uit Teams te exporteren, bijvoorbeeld met behulp van nieuwe API’s en een gratis exporttool voor kleinere organisaties. Ook worden externe leveranciers beter in staat gesteld hun samenwerkingstools te koppelen aan Microsoft 365. Hiervoor komt een centraal ontwikkelaarsportaal beschikbaar.

Specifiek voor klanten in de Europese Economische Ruimte (EEA) gelden aanvullende garanties. Zo kunt u, als u een meerjarig contract hebt, op het jaarlijkse verlengmoment overstappen van een suite met Teams naar een variant zonder Teams. Daarbij blijven bestaande kortingen behouden, en eventuele kortingen die gelden op pakketten mét Teams moeten ook worden doorgevoerd op de versies zonder Teams.

Wat betekent dit voor uw organisatie?

De aangekondigde veranderingen bieden meer keuzevrijheid, maar maken het landschap ook complexer. U betaalt straks alleen voor Teams als u het daadwerkelijk gebruikt, wat kan leiden tot kostenbesparingen. Tegelijkertijd moet u opnieuw beoordelen welke licentievariant het best aansluit bij uw organisatie. Ook wordt het eenvoudiger om andere samenwerkingstools naast of in plaats van Teams te gebruiken, dankzij de verbeterde export- en integratiemogelijkheden.

Dit vraagt echter om een herbeoordeling van uw huidige licenties, contracten en samenwerkingsstrategie. De kans is groot dat u de komende maanden opnieuw moet doorrekenen welke optie voor u het meest kostenefficiënt en toekomstbestendig is.

Hoe bereidt u zich voor?

Een goede voorbereiding begint bij het in kaart brengen van uw huidige situatie. Hoeveel medewerkers gebruiken Teams daadwerkelijk? Wat kost dat in verhouding tot de nieuwe prijsverschillen? Vervolgens is het verstandig om verschillende scenario’s door te rekenen: doorgaan met Teams, overstappen op een suite zonder Teams of kiezen voor een hybride omgeving waarin Teams naast andere samenwerkingstools wordt ingezet.

Ook uw contractstrategie verdient aandacht. Het kan zinvol zijn om te wachten tot het jaarlijkse verlengmoment, zodat u op een gunstig moment kunt overstappen naar een andere suite of licentiecombinatie.

Waar u rekening mee moet houden

De aanpassingen die Microsoft doorvoert zijn duidelijk ingegeven door Europese regelgeving en zetten organisaties aan tot heroverweging van hun digitale werkplek. Of u er voordeel uit haalt, hangt af van de mate waarin uw organisatie afhankelijk is van Teams en de manier waarop u uw licenties en samenwerkingsomgeving inricht.

Hulp nodig bij het maken van de juiste keuze?

De veranderingen zijn ingrijpend en kunnen gevolgen hebben voor zowel uw kosten als uw flexibiliteit. Bij BeSharp Experts helpen wij u met onafhankelijk advies om de juiste beslissingen te nemen.

Wilt u weten welke optie voor uw organisatie het meest geschikt is? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.