Microsoft heeft het Microsoft Customer Agreement for Enterprise (MCA-E) geïntroduceerd als een flexibeler en moderner contractmodel, dat naast de traditionele Enterprise Agreement (EA) wordt aangeboden en als mogelijke opvolger wordt gezien van (een deel van) de EA’s. Het MCA-E maakt deel uit van het bredere Microsoft Customer Agreement (MCA), een digitaal en gestroomlijnd contract waarmee organisaties Microsoft-cloudproducten en -diensten rechtstreeks kunnen aanschaffen. Bij BeSharp Experts helpen we u de nuances van dit model te begrijpen en strategische keuzes te maken.
Wat is de Microsoft Customer Agreement?
Het Microsoft Customer Agreement is een vereenvoudigd, digitaal en “evergreen” (niet-verlopend) contract waarmee klanten Microsoft-producten en -diensten rechtstreeks kunnen aanschaffen. Wat het contract uniek maakt, is de modulaire opzet: klanten zien alleen de voorwaarden die relevant zijn voor de diensten die zij afnemen, waardoor het contract gebruiksvriendelijker is. Bovendien richt de MCA zich op directe relaties met Microsoft, zonder tussenkomst van partners, wat het een belangrijk onderdeel maakt van Microsoft’s directe inkoopprogramma.
In deze blog richten we ons op de MCA-E en de rol die het speelt binnen het landschap van directe inkoopmodellen.
EA versus MCA-E: De belangrijkste verschillen
Een belangrijk verschil tussen de Enterprise Agreement (EA) en het MCA-E is de contractstructuur. De EA heeft een vaste looptijd van drie jaar, terwijl het MCA-E flexibeler is door het evergreen-karakter, zonder vaste einddatum. Dit biedt meer aanpassingsmogelijkheden, maar betekent ook dat voordelen zoals langdurige prijsvastlegging en maatwerkopties ontbreken. Prijzen voor diensten zoals Azure kunnen maandelijks variëren, wat het moeilijk maakt om het budget te plannen.
Onder de EA wordt het licentiebeheer vaak uitgevoerd door (Microsoft)-partners, terwijl het MCA-E klanten direct met Microsoft verbindt. Dit biedt meer controle, maar legt ook de verantwoordelijkheid voor compliance en administratie bij de klant. Bovendien ondersteunt het MCA-E geen License and Software Assurance (L/SA), waardoor klanten moeten overstappen naar abonnementmodellen voor producten zoals Windows Server en SQL Server.
Het MCA-E is in USD gefactureerd, wat klanten blootstelt aan wisselkoersfluctuaties, en biedt geen toegang tot bepaalde SKU-opties of traditionele prijsniveaus (A, B, C, D). Dit kan leiden tot hogere kosten voor klanten die anders zouden profiteren van lagere prijsniveaus in de EA.
Daarnaast is Microsoft Teams niet altijd opneembaar in bepaalde Microsoft 365-suites afhankelijk van regionale en regelgevende veranderingen, wat extra complexiteit toevoegt aan de samenwerkingstools van organisaties.
Kortom, de EA biedt meer voorspelbaarheid en ondersteuning, terwijl het MCA-E meer flexibiliteit biedt maar met hogere administratieve lasten en potentiële kostenverhogingen.
Pricing en onderhandelingsmogelijkheden
De pricingstructuur verschilt ook tussen de EA en het MCA-E. Onder de EA kunnen organisaties profiteren van substantiële kortingen door volumekortingen en langdurige prijsafspraken. In tegenstelling tot de EA richt het MCA-E zich vooralsnog meer op standaardprijzen en een dynamischere aanpak, wat voordelig kan zijn in periodes van prijsdaling, maar onzekerheid kan veroorzaken tijdens prijsstijgingen. De standaardisatie van MCA-E biedt daarnaast minder ruimte voor maatwerkafspraken, zoals die mogelijk zijn onder de EA.
Licentiebeheer
Licentiebeheer is een belangrijk onderdeel van zowel de EA als het MCA-E. Binnen de EA werken organisaties vaak samen met partners die hen ondersteunen bij het naleven van licentievoorwaarden en het optimaliseren van softwaregebruik. Bij MCA-E verschuift deze verantwoordelijkheid volledig naar de klant. Dit vraagt om sterke interne processen en expertise op het gebied van licentiebeheer, compliance en risicomanagement.
De impact op uw organisatie
De overgang naar de MCA, met de MCA-E als kern voor grote ondernemingen, markeert een strategische verschuiving richting modernisering en digitalisering. Dit model biedt nieuwe mogelijkheden, maar vraagt ook om aanpassingen in hoe organisaties hun IT-strategieën en licentiebeheer inrichten. Het evergreen-karakter betekent dat organisaties zelf verantwoordelijk zijn voor regelmatige evaluaties en herzieningen van hun softwaregebruik. Dit biedt flexibiliteit, maar vereist ook een proactieve aanpak om licentiekosten te beheersen en compliance-risico’s te minimaliseren.
Onderstaande tabel vergelijkt de belangrijkste kenmerken van de Enterprise Agreement (EA) en het Microsoft Customer Agreement for Enterprise (MCA-E):
| Kenmerk | Enterprise Agreement (EA) | Microsoft Customer Agreement (MCA-E) |
| Looptijd | 3 jaar | Evergreen (geen einddatum) |
| Prijsstructuur | Vaste prijsafspraken en volumekortingen | Dynamisch, variabel per maand |
| Licentiebeheer | Uitgevoerd door partner | Direct door de klant |
| Flexibiliteit | Beperkt door de contractduur | Zeer flexibel, maar moeilijk te budgetteren |
Bij BeSharp Experts begrijpen we dat deze verschuiving niet voor elke organisatie eenvoudig is. Onze rol als onafhankelijke specialist stelt ons in staat om ondersteuning te bieden bij alle contractvormen, inclusief de EA en MCA-E. Wij helpen uw organisatie met het opzetten van effectieve licentiebeheerprocessen, het uitvoeren van compliance-audits en het strategisch optimaliseren van uw softwaregebruik. Dankzij onze onafhankelijkheid kunnen we u optimaal begeleiden, zodat u het maximale haalt uit uw Microsoft-investeringen.
Hoe BeSharp Experts u kan helpen
Of het nu gaat om een gedetailleerde kostenanalyse, ondersteuning bij onderhandelingen of het identificeren van optimalisatiekansen, wij bieden onafhankelijk en deskundig advies om u verder te helpen.
Neem vandaag nog contact met ons op om te informeren naar de mogelijkheden.