De tweede helft van het jaar is traditioneel een periode waarin veel IT-contracten aflopen – denk aan softwarelicenties, telecomdiensten, cloudoplossingen, connectiviteit, beveiliging en meer.
Toch zien wij regelmatig dat organisaties pas kort voor afloop actie ondernemen. Het gevolg? Onnodige verlengingen, beperkte onderhandelingsruimte of contractvoorwaarden die niet meer passen bij de behoefte van vandaag.
Daarom delen wij graag vijf praktische tips om uw organisatie tijdig voor te bereiden op aflopende IT-contracten.
✅ 1. Breng alle aflopende contracten tijdig in kaart
Heeft u een actueel overzicht van al uw IT-contracten, inclusief einddata, opzegtermijnen en verlengingsvoorwaarden? Denk breder dan alleen software: ook mobiele telefonie, VOIP, cloud, security en connectiviteit verdienen aandacht.
Begin idealiter 90 tot 120 dagen vóór afloop. Voor complexe of langdurige contracten zelfs eerder.
✅ 2. Toets of het gebruik nog past bij de praktijk
In de loop van tijd verandert uw organisatie: gebruikers, locaties, werkvormen en technologiebehoeften verschuiven. Worden alle licenties, modules of diensten nog optimaal benut?
Combineer factuurdata, gebruiksstatistieken en gesprekken met key users om inzicht te krijgen.
✅ 3. Neem het initiatief in de heronderhandeling
Wacht niet op een nieuw voorstel van uw leverancier. Dat is vaak gericht op behoud van bestaande marges en structuren. Door zélf proactief scenario’s te ontwikkelen, versterkt u uw onderhandelingspositie.
Breng marktconforme tarieven en voorwaarden in kaart – en onderhandel vanuit inhoud en data.
✅ 4. Verken alternatieven, ook als u bij dezelfde leverancier wilt blijven
Een goede marktverkenning vergroot uw onderhandelingskracht. Zelfs als u besluit bij uw huidige leverancier te blijven, leidt het vaak tot betere voorwaarden.
Vergelijk leveranciers op prijs, schaalbaarheid, flexibiliteit, serviceniveaus en contractduur.
✅ 5. Let op veelvoorkomende valkuilen
Automatische verlengingen, aangepaste voorwaarden zonder communicatie, overdimensionering en exitbarrières zijn veelvoorkomende risico’s – en worden vaak pas ná verlenging zichtbaar.
Laat uw contracten tijdig doorlichten door een onafhankelijke partij – iemand zonder commerciële belangen bij leveranciers of resellers.
Tot slot
Aflopende IT-contracten zijn geen administratieve details. Ze zijn een kans om uw IT-landschap strategisch te herijken, kosten te verlagen en afhankelijkheden te verkleinen.
Wilt u weten waar voor uw organisatie ruimte ligt?
BeSharp Experts ondersteunt u graag met objectieve analyses, benchmarks en onderhandelingsstrategieën. Onafhankelijk, scherp en volledig in uw belang.
Samen maken we IT-contracten eerlijker, transparanter en beter.