In de zomermaanden zien veel bedrijven een toename van tijdelijke medewerkers, zoals seizoensmedewerkers of vakantiekrachten. Deze tijdelijke krachten hebben vaak toegang nodig tot bepaalde software om hun werk te kunnen doen. Maar hoe zit het eigenlijk met de licentiepositie van uw organisatie? Zijn er voldoende licenties beschikbaar, en hoe voorkomt u dat tijdelijke toegang leidt tot overlicenties of non-compliance?
Waarom tijdelijke medewerkers een risico kunnen vormen voor uw licentiebeheer
Softwarelicenties zijn vaak gebaseerd op het aantal gebruikers of apparaten. Wanneer tijdelijke medewerkers gebruik maken van software, zonder dat hier expliciet rekening mee is gehouden in het licentiebeleid, kan dit de totale licentiepositie scheef trekken. Dit kan leiden tot:
- Over-compliance: U betaalt voor meer licenties dan nodig, omdat tijdelijke gebruikers niet worden meegeteld in de planning.
- Non-compliance: Wanneer tijdelijke medewerkers gebruik maken van software zonder juiste licentie, loopt uw organisatie het risico op boetes of juridische stappen.
Hoe voorkomt u licentieproblemen door tijdelijke toegang?
- Inventariseer uw licentiebeleid
Zorg dat u duidelijk in kaart heeft welke licenties u heeft en hoe deze worden toegewezen. Kijk hierbij specifiek naar gebruikersgroepen die tijdelijk toegang kunnen nodig hebben. - Maak onderscheid tussen permanente en tijdelijke gebruikers
Implementeer licentieovereenkomsten of softwareoplossingen die het mogelijk maken om tijdelijke licenties toe te wijzen. Dit voorkomt dat tijdelijke medewerkers permanent meegeteld worden in uw licentietellingen. - Gebruik flexibele licentiemodellen
Sommige softwareleveranciers bieden flexibele licentiemodellen aan, zoals pay-per-use of tijdelijke licenties. Dit kan kostenbesparend werken en zorgt voor betere controle. - Monitor softwaregebruik continu
Met behulp van licentiebeheer- en monitoringtools kunt u real-time inzicht krijgen in wie de software gebruikt en hoe lang. Zo kunt u snel ingrijpen wanneer tijdelijke gebruikers buiten de afgesproken limieten vallen.
Waarom tijdelijk personeel extra aandacht vraagt bij licentiebeheer
Tijdelijke medewerkers zijn een onmisbare schakel in veel organisaties, zeker in drukke seizoensperiodes. Toch vraagt hun aanwezigheid om extra aandacht voor softwarelicenties. Door proactief te plannen en gebruik te maken van flexibele licentiemodellen voorkomt u dat uw licentiepositie scheef trekt, voorkomt u onnodige kosten en beschermt u uw organisatie tegen non-compliance.
Zorg dat uw organisatie klaar is voor de zomerdrukte
Wilt u zeker weten dat uw organisatie klaar is voor de zomerdrukte zonder risico op licentieproblemen? Vraag een licentiecheck en advies op maat aan. Zo voorkomt u verrassingen en houdt u grip op uw softwaregebruik.
Neem vandaag nog contact op om uw licentiepositie te optimaliseren en onverwachte kosten te voorkomen.