Bij een fusie, overname of outsourcingstraject ligt de focus vaak op data, infrastructuur en security. Maar softwarelicenties blijven een vaak onderschatte risicobron. Dit kan leiden tot flinke financiële en juridische gevolgen, die de transactie of samenwerking onnodig complex en kostbaar maken.
In de praktijk zien wij regelmatig dat bedrijven licentiestructuren overnemen zonder precies te weten wat zij kopen. Zijn de contractvoorwaarden wel overdraagbaar? Sommige softwarelicenties zijn strikt persoonsgebonden of organisatiegebonden, waardoor overdracht beperkt is of juist extra kosten met zich meebrengt. Daarnaast moet u controleren of aan alle auditvereisten wordt voldaan, om onverwachte boetes of claims te voorkomen.
Wat gebeurt er met volumekortingen of supportrechten na overdracht? Kortingen die op het eerste gezicht aantrekkelijk lijken, kunnen komen te vervallen zodra contracten worden samengevoegd of overgedragen aan een andere entiteit. Ook supportcontracten kunnen veranderen, waardoor u mogelijk minder service krijgt of juist hogere kosten moet incalculeren.
Daarnaast kunnen dubbele licenties ontstaan doordat leveranciers overlappen in hun contracten. Bijvoorbeeld wanneer twee bedrijven beide een contract hebben voor dezelfde software, maar de gecombineerde organisatie slechts één licentie nodig heeft. Dit soort inefficiënties drukt de winstgevendheid van de fusie of overname.
In het ergste geval verliest u het recht om bepaalde software te gebruiken, bijvoorbeeld als contractvoorwaarden wijzigen of niet meer aansluiten bij de nieuwe situatie. Tegelijkertijd betaalt u mogelijk nog wel voor rechten die u niet meer nodig heeft, wat leidt tot onnodige kosten.
Een grondige digitale due diligence maakt deze risico’s zichtbaar en beheersbaar. Het is essentieel om niet alleen te inventariseren welke licenties er zijn, maar ook om inzicht te krijgen in de onderliggende contractvoorwaarden, rechten en verplichtingen. Dit omvat ook gebruiksstatistieken en de compliance-status, zodat u weet of de huidige situatie juridisch en financieel in orde is.
Het documenteren van deze informatie in een gedeelde dataroom creëert transparantie en maakt het mogelijk om tijdens de onderhandelingen gerichte acties te ondernemen.
Daarnaast loont het vaak om een gespecialiseerde partij in te schakelen zoals BeSharp Experts die ruime ervaring heeft met softwarelicentiecontracten. Deze experts kunnen risico’s beter inschatten, valkuilen signaleren en kansen ontdekken. Bijvoorbeeld door licentieportfolio’s te consolideren, contracten te heronderhandelen of de licentiestructuur te herinrichten zodat deze beter aansluit bij de nieuwe organisatie.
Digitale due diligence is dus niet alleen een risicomanagementtool, maar ook een strategisch instrument om waarde toe te voegen aan fusies, overnames en outsourcingtrajecten.
Bereidt u een fusie, overname of outsourcing voor? Laat onze experts uw licentierisico’s in kaart brengen en optimaliseren. Neem vandaag nog contact met ons op.