In de moderne bedrijfsomgeving zijn softwareoplossingen zoals Office 365 (O365) en Microsoft 365 (M365) essentieel voor dagelijkse processen. Ze bieden een breed scala aan tools die productiviteit en samenwerking bevorderen. Veel organisaties beseffen echter niet dat ze mogelijk te veel betalen voor licenties die niet volledig benut worden, of juist te weinig functionaliteit hebben om teams effectief te ondersteunen. Hier komt een O365 / M365 profielenonderzoek van pas.
Wat is een O365 / M365 profielenonderzoek?
Een profielenonderzoek is een diepgaande analyse van hoe uw organisatie momenteel gebruikmaakt van O365 en M365. Het brengt de huidige licentieprofielen, het gebruik van applicaties en de werkelijke behoeften van medewerkers in kaart. Hierdoor ziet u snel waar uw organisatie mogelijk te veel betaalt voor ongebruikte licenties, of juist tekortschiet in functionaliteit.
Een belangrijk onderdeel van dit onderzoek is het creëren van de juiste gebruikersprofielen, ook wel “right-sizing” genoemd. Dit houdt in dat u licenties afstemt op de specifieke behoeften van verschillende medewerkers. Door deze op maat te maken, bespaart u niet alleen kosten, maar stroomlijnt u ook het licentiebeheer.
- Optimaliseer uw licentiekosten
Microsoft biedt verschillende licentiemodellen en bundels aan voor O365 en M365, elk met variërende prijzen en functionaliteiten. Zonder een goed inzicht in het werkelijke gebruik lopen organisaties het risico om te veel te betalen. Een gedetailleerd profielenonderzoek kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Het helpt bij het identificeren van ongebruikte licenties en het vinden van mogelijkheden om kosten te verlagen door bijvoorbeeld te downgraden naar goedkopere opties.
- Maximaliseer de waarde van uw software-investering
Het hebben van de juiste licentie voor de juiste gebruiker kan een wereld van verschil maken in productiviteit. Wanneer medewerkers toegang hebben tot de tools die ze echt nodig hebben, verhoogt dit niet alleen hun effectiviteit, maar vermindert het ook frustratie over beperkte softwaretoegang.
Een profielenonderzoek zorgt ervoor dat elke medewerker toegang heeft tot de juiste tools om optimaal te presteren, wat bijdraagt aan hogere medewerkerstevredenheid en een efficiëntere werkomgeving.
- Inzicht in het werkelijke gebruik
Veel organisaties baseren hun licentieaankopen op aannames over wat medewerkers nodig hebben, zonder volledig inzicht te hebben in het daadwerkelijke gebruik. In ons proces organiseren we workshops om samen met de klant te onderzoeken welke functionaliteiten momenteel worden gebruikt en welke oplossingen de medewerkers nodig hebben om hun werk effectief te ondersteunen. Deze aanpak helpt bij het nemen van weloverwogen beslissingen over toekomstige software-investeringen, gebaseerd op de werkelijke behoeften van de medewerkers.
- Vermijd een one-size-fits-all oplossing
Een one-size-fits-all benadering bij licentiebeheer is zelden de beste keuze. Microsoft biedt vaak volledige suites, zoals M365 E3 of M365 E5, aan met de belofte van hoge kortingen. Hoewel dit aantrekkelijk kan lijken, betaalt u uiteindelijk meer voor functies die uw organisatie niet nodig heeft. Zelfs met korting is het kopen van producten die u niet gebruikt een onnodige kostenpost.
Door gedifferentieerde gebruikersprofielen op te stellen, afgestemd op de specifieke behoeften van medewerkers, zorgt u ervoor dat elke gebruiker de juiste tools heeft zonder onnodige kosten. Zo hebben zorgverleners, administratief personeel of magazijnmedewerkers vaak verschillende IT-behoeften. Door meerdere gebruikersprofielen te creëren, kunt u uw licenties precies afstemmen op hun behoeften.
- Bereid u voor op onderhandelingen
Met de gegevens uit een profielenonderzoek bent u beter voorbereid op contractonderhandelingen met Microsoft. Concrete data geven u een sterkere positie en helpen u om de beste deal voor uw organisatie te sluiten. Dit is vooral belangrijk omdat Microsoft regelmatig hun licentiemodellen aanpast. Een goed begrip van deze veranderingen is cruciaal.
BeSharp Experts: Uw onafhankelijke adviseur
Bij BeSharp Experts onderscheiden wij ons door onze onafhankelijkheid. In tegenstelling tot veel andere adviseurs, hebben wij geen partnerschap met Microsoft en geen belang bij het verkopen van licenties. Hierdoor kunnen we objectief advies geven dat volledig in het belang is van onze klanten. Met meer dan 15 jaar ervaring in contractonderhandelingen en softwarelicentieoptimalisatie, helpen wij organisaties om de maximale waarde uit hun Microsoft-investeringen te halen.
Tot slot
Een O365 / M365 profielenonderzoek is een essentiële stap voor organisaties die hun software-investeringen willen optimaliseren en controle willen houden over hun licentiekosten. Het vermijden van een one-size-fits-all benadering en het creëren van op maat gemaakte gebruikersprofielen is cruciaal om kosten te besparen en de efficiëntie te verhogen.
Wilt u ook uw licentiebeheer optimaliseren en onnodige kosten voorkomen? Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij u kunnen helpen het meeste uit uw Microsoft-investeringen te halen.