In de dynamische zakelijke wereld is het niet alleen cruciaal om gebruik te maken van geavanceerde tools zoals Office 365 en Microsoft 365, maar ook om dit gebruik periodiek te evalueren en te optimaliseren. Het verzuimen van deze optimalisatie kan leiden tot onnodige kosten, zoals het toewijzen van licenties aan inactieve gebruikers of het dubbel betalen voor functionaliteiten die elders beschikbaar zijn.
Waarom optimaliseren?
Een grondige analyse van uw Office 365- en Microsoft 365-abonnementen is van vitaal belang. Het komt vaak voor dat licenties worden toegewezen aan inactieve gebruikers, zoals werknemers in langdurig ziekteverlof of die uit dienst zijn. Bovendien zien we dat specifieke suites aan gebruikers worden toegewezen zonder volledig gebruik van alle functionaliteiten.
Persona’s en gebruikersprofielen
Om deze optimalisatie effectief uit te voeren, is het essentieel duidelijke persona’s en gebruikersprofielen te definiëren. Het monitoren van deze profielen is een continu proces, aangezien gebruikers van positie kunnen veranderen, wat kan leiden tot nieuwe behoeften aan functionaliteiten of het vrijkomen van licenties bij uitdiensttreding.
Bundels en dubbele functionaliteiten
Microsoft biedt vaak bundels aan, wat kan resulteren in de dubbele aankoop van dezelfde functionaliteiten via verschillende suites. Het is cruciaal deze bundels kritisch te bekijken en ervoor te zorgen dat u niet betaalt voor iets dat elders in uw abonnement is inbegrepen.
Toewijzen van licenties aan service accounts
Een ander vaak over het hoofd gezien aspect is de onnodige toewijzing van licenties aan service accounts, terwijl alleen gebruikersaccounts gelicentieerd moeten zijn.
Samenwerking IT en HR: Een strategische alliantie
Een nauwe samenwerking tussen IT en HR is een cruciale schakel in het optimalisatieproces. Het delen van informatie tussen deze afdelingen zorgt voor een snelle aanpassing van licenties bij veranderingen in het personeelsbestand. Een gezamenlijke inspanning waarbij IT de technische behoeften begrijpt en HR de personeelsveranderingen beheert, resulteert in een efficiënter licentiebeheer.
Hoe wij helpen
Bij BeSharp Experts begrijpen we de complexiteit van licentiebeheer. We bieden heldere analyses en ondersteunen bij het selecteren van de juiste abonnementen voor gedefinieerde persona’s, met aandacht voor huidige en toekomstige gewenste functionaliteiten. Ons doel is onnodige kosten te voorkomen en uw organisatie te helpen optimaal gebruik te maken van verschillende Office 365- en Microsoft 365-suites. Betaal alleen voor wat u daadwerkelijk nodig heeft en gebruikt! Optimaliseer vandaag nog en haal het maximale uit uw abonnementen!